【思邁智能】行政秘書（主管特助）

▋【工作內容】

一、人資類

• 104 及 cake 後台系統應用及管理
• 應徵人員履歷篩選、面試邀約，安排面談及協助評估適任度
• 新進人員報到作業，包含：人員建檔、合約簽訂、勞健保投保
• 離職人員相關事務辦理，包含：退保作業、離職溝通等。
• 每月公司下午茶訂購、每季團建活動規劃，尾牙／春酒安排。
• 日常員工關懷、協助了解同仁狀態並於需要時擔任與執行長溝通橋樑

二、財務類

• 日常零用金管理
• 廠商應收付帳款登記及追蹤
• 薪資作業，包含薪資結算、報銷款統計及檢視、薪轉戶建檔、薪資單製作
• 內部流水帳紀錄及統計，包含發票明細登記、同仁請款作業，EXL樞紐等。

-財政部雲端發票系統相關作業，包含發票開立、作廢、折讓，未使用發票上傳等。

• 銀行存匯作業
• 公司印鑑管理
• 政府標案、財務類證明開立作業(無欠稅證明、押標金支票、無退票紀錄等)
• 每月與會計師事務所對接、完成帳目申報等

三、行政 及 總務類

• 廠商往來資料及合約文書編輯與用印管理
• 文件收發、合約建檔及管理
• 日常物品採購、租賃，建立及管理公司物品列表
• 簡易平面美編
• Google Workspace Admin 基礎功能操作管理
• 文書資料編輯、撰寫
• 協助管理執行長行程、並於需要時陪同外出會議
• 合作廠商合約及財務相關事務往來

四、業務助理 及 專案助理類

• 協助業務人員進行廠商資料建檔、案件流程追蹤
• 公司系統後台帳號設定
• 文件編輯撰寫

▋【具備條件】

• 口條清晰、親和力佳、細心認真有責任感
• 歡與人接觸、具良好溝通力、高效率、抗壓性及執行力強
• 有獨立解決問題的能力、願意主動積極學習

▋【加分條件】

• 具備資訊工程、軟體知識背景
• 英文程度優異、可進行英語對談、校閱、翻譯英文信件及合約者
• 有處理標案經驗者
• 曾任高階主管秘書3年以上者
• 曾任職 AI 新創團隊或變動快速的環境，能面對不斷變化的工作節奏及任務