SISTENTE ADMINISTRATIVA

1. OBJETIVO DEL PUESTO

Brindar apoyo administrativo y operativo a las diferentes áreas de la empresa, asegurando el correcto manejo, organización y seguimiento de información, documentos, facturas, pedidos, pagos y demás actividades administrativas necesarias para el adecuado funcionamiento de la organización.

La Asistente Administrativa deberá mantener actualizados los registros y documentos bajo su responsabilidad, dar seguimiento oportuno a las actividades asignadas y facilitar la comunicación entre las áreas de Administración, Ventas, Almacén, Compras y Dirección.

2. FUNCIONES Y ACTIVIDADES

A. Atención administrativa y recepción

• Atender llamadas telefónicas, correos electrónicos y mensajes relacionados con las actividades de la empresa.
• Recibir y canalizar visitas, proveedores, clientes y mensajería.
• Proporcionar información general de acuerdo con sus facultades.
• Canalizar solicitudes a las áreas correspondientes.
• Mantener una comunicación profesional y cordial con clientes, proveedores y colaboradores.
• Recibir, organizar y distribuir documentación.

B. Control y archivo de documentos

• Recibir, revisar, organizar y archivar documentos administrativos.
• Mantener actualizados los expedientes físicos y digitales.
• Clasificar documentación de acuerdo con los procedimientos establecidos.
• Mantener un sistema de archivo que permita localizar fácilmente la información.
• Resguardar documentación confidencial.
• Realizar respaldos y controles documentales cuando corresponda.
• Dar seguimiento a documentos pendientes de firma, autorización o entrega.

C. Facturación y documentación administrativa

• Elaborar y/o gestionar facturas de acuerdo con la información proporcionada y los procedimientos establecidos.
• Revisar que los datos fiscales y comerciales estén completos y sean correctos antes de emitir documentación.
• Enviar facturas y documentación correspondiente a clientes.
• Dar seguimiento a solicitudes de refacturación, cancelaciones o correcciones y canalizarlas para autorización cuando corresponda.
• Organizar y archivar facturas, notas de crédito, remisiones y demás documentos relacionados.
• Mantener controles de facturación y documentación emitida.

D. Apoyo al área de Ventas

• Apoyar al personal de ventas en actividades administrativas.
• Dar seguimiento a cotizaciones, pedidos y documentación comercial.
• Capturar pedidos en los sistemas correspondientes.
• Verificar que la documentación necesaria para procesar los pedidos se encuentre completa.
• Apoyar en la elaboración y envío de documentos a clientes.
• Dar seguimiento a solicitudes de información de clientes que correspondan al área administrativa.
• Apoyar en la actualización de bases de datos y registros de clientes.
• Coordinarse con Ventas y Almacén para el seguimiento administrativo de los pedidos.

E. Apoyo al área de Almacén y Logística

• Recibir y revisar documentación relacionada con entradas y salidas de mercancía.
• Apoyar en el control administrativo de remisiones, pedidos y entregas.
• Dar seguimiento a documentos pendientes relacionados con entregas.
• Mantener organizados los comprobantes de entrega.
• Apoyar en la integración de documentación necesaria para los embarques.
• Reportar inconsistencias entre la documentación y la información recibida.
• Mantener comunicación con Almacén y Logística para resolver incidencias administrativas.

F. Cuentas por cobrar y seguimiento de pagos

• Apoyar en el control y seguimiento de cuentas por cobrar.
• Registrar pagos recibidos conforme a los procedimientos establecidos.
• Solicitar comprobantes de pago a clientes cuando corresponda.
• Dar seguimiento a facturas pendientes de pago.
• Elaborar reportes de saldos y vencimientos.
• Informar al responsable del área sobre pagos pendientes o vencidos.
• Apoyar en la conciliación de pagos contra facturas.
• Mantener actualizada la información de cobranza.

G. Cuentas por pagar y proveedores

• Recibir y organizar facturas de proveedores.
• Revisar que la documentación requerida se encuentre completa.
• Registrar facturas y documentos correspondientes.
• Dar seguimiento a documentos pendientes de autorización o pago.
• Mantener actualizado el archivo de proveedores.
• Apoyar en la preparación de información para programación de pagos.
• Canalizar diferencias o inconsistencias con el área responsable.

H. Compras y proveedores

• Apoyar administrativamente en la solicitud y seguimiento de cotizaciones.
• Dar seguimiento a órdenes de compra.
• Mantener comunicación con proveedores para conocer fechas de entrega.
• Registrar información relacionada con compras.
• Integrar documentación de proveedores.
• Reportar retrasos o incidencias relacionadas con pedidos de proveedores.

I. Control de información y reportes

• Mantener actualizadas las bases de datos administrativas.
• Elaborar reportes solicitados por la Gerencia o Dirección.
• Realizar capturas y actualización de información en sistemas.
• Preparar información para reuniones o revisiones administrativas.
• Dar seguimiento a pendientes administrativos.
• Informar oportunamente sobre actividades pendientes o situaciones que requieran atención.

J. Apoyo general a la Administración

• Apoyar en la coordinación de actividades administrativas.
• Gestionar mensajería y documentación.
• Apoyar en la organización de reuniones y actividades internas.
• Realizar trámites administrativos que le sean asignados.
• Apoyar en la compra y control de papelería y suministros de oficina.
• Mantener actualizado el control de materiales administrativos.
• Realizar las demás actividades administrativas relacionadas con la naturaleza del puesto.

3. RESPONSABILIDADES

La Asistente Administrativa será responsable de:

• Mantener organizada y actualizada la documentación bajo su responsabilidad.
• Capturar información de manera correcta y oportuna.
• Dar seguimiento a las actividades administrativas asignadas.
• Mantener actualizados los controles y registros.
• Dar seguimiento a facturas, pagos, pedidos y documentación pendiente.
• Reportar oportunamente errores, diferencias o información faltante.
• Resguardar adecuadamente la información confidencial.
• Cumplir los procedimientos administrativos establecidos.
• Mantener una comunicación efectiva con las diferentes áreas.
• Evitar la pérdida, alteración o divulgación no autorizada de documentación e información de la empresa.

Experiencia

• 1 año de experiencia en actividades administrativas.
• Deseable experiencia en facturación, cuentas por cobrar, atención a clientes o proveedores.
• Deseable experiencia en empresas comerciales o de distribución.

Conocimientos

• Manejo de Office, especialmente Excel.
• Facturación y documentación administrativa.
• Control de archivos.
• Atención a clientes y proveedores.
• Manejo de correo electrónico.
• Captura y control de información.
• Deseable conocimiento de sistemas administrativos o ERP.