Specjalista ds. administracji i zakupów

W Tutlo nie szukamy wyłącznie współpracowników. Szukamy osób, które chcą mieć swój obszar i realny wpływ na to, jak on działa.

Jesteśmy polską firmą edtech: od ponad 10 lat uczymy angielskiego online. Ponad 4 000 lektorów z całego świata, 90 000+ klientów, dwie spółki i kilkaset osób we współpracy. Rośniemy szybko i właśnie dlatego porządkujemy procesy. Administracja jest jednym z obszarów, który w najbliższym roku ma przejść z trybu gaszenia pożarów w tryb poukładany 🌻

Szukamy osoby dojrzałej zawodowo, z kilkuletnim doświadczeniem w administracji, która nie potrzebuje instrukcji do każdego zadania. Takiej, która widzi, że coś nie działa, i sama proponuje, jak to zmienić.

Czym będziesz się zajmować

• Opieka nad biurami regionalnymi: Koordynacja dostaw artykułów biurowych i spożywczych, dbanie o stan techniczny wyposażenia oraz nadzór nad czystością (współpraca z dostawcami usług).

• Procesy zakupowe: Realizacja zamówień, wyszukiwanie i weryfikacja dostawców, negocjowanie warunków handlowych (przy merytorycznym wsparciu Managera) oraz weryfikacja faktur.

• Organizacja podróży służbowych: Rezerwacja biletów i hoteli dla Współpracowników oraz przygotowywanie rozliczeń delegacji zgodnie z wewnętrznymi procedurami.

• Zarządzanie dokumentacją: Archiwizowanie umów i dokumentów zakupowych oraz tworzenie cyklicznych raportów i zestawień wydatków administracyjnych.

• Wsparcie eventowe: Pomoc w organizacji większych wydarzeń firmowych, takich jak szkolenia, warsztaty czy imprezy integracyjne.
  
  

Czego oczekujemy

• Min. 3 lata doświadczenia w administracji, office managemencie lub zakupach, w roli, w której samodzielnie prowadziłaś/eś swój obszar

• Dobra znajomość Excela (zestawienia, tabele przestawne, praca na danych kosztowych)

• Ponadprzeciętną organizację pracy własnej, komunikatywność oraz umiejętność rozwiązywania bieżących problemów (tzw. problem-solving).

• Dokładność w pracy z dokumentacją, rozliczaniu delegacji i weryfikowaniu faktur.

• Gotowość do współpracy z biura w Warszawie, w standardowych godzinach pracy back office

• Otwartość na narzędzia AI i automatyzację powtarzalnej pracy

Mile widziane

• Doświadczenie w firmie w fazie szybkiego wzrostu

• Praca z systemem zakupowym lub ERP

• Obsługa więcej niż jednej spółki albo więcej niż jednej lokalizacji

Dlaczego to rola dla osób, które lubią wyzwania, mówimy wprost 😎

• To współpraca z biura, 5 dni w tygodniu. Wynika to z charakteru roli: zarządzasz przestrzenią, dostawcami i dokumentami na miejscu.

• Obszar jest szeroki: dwie spółki, biura regionalne, dużo wątków naraz.

Co otrzymasz od nas

• 24 dni pełnopłatnego wolnego w roku, także na kontrakcie B2B. Wszystkie święta i dni ustawowo wolne są płatne

• Realny wpływ na kształt obszaru. Nie wchodzisz tylko w gotowe procedury, tylko je współtworzysz

• System kafeteryjny MyBenefit

• Bezpłatna nauka angielskiego z lektorami Tutlo, czyli produktu, który współtworzysz

• Nowoczesne biuro w centrum Warszawy oraz potrzebny sprzęt i narzędzia

• Brak dress code'u i firma bez korporacyjnej sztywności

• Integracje firmowe: coroczne i regularne spotkania zespołów

Jak rekrutujemy

1. Krótka rozmowa telefoniczna lub na Google Meet, ok. 25 min

2. Spotkanie w biurze na Nowogrodzkiej

3. Decyzja

Dajemy feedback po każdym etapie, nawet jeśli mówimy "dziękujemy" 🧡