SPECJALISTA DS. ADMINISTRACJI (K/M)

Zakres obowiązków

Prowadzenie sekretariatu Centrum Sportu Akademickiego PG, w tym w szczególności:
-obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
-nadzór nad prawidłowym obiegiem, przechowywaniem i archiwizacją dokumentacji;
-prowadzenie spraw kadrowych pracowników Centrum, w tym m.in. sporządzanie oraz kompletowanie dokumentacji związanej z rekrutacją i zatrudnieniem, monitorowanie i rozliczanie czasu pracy, opracowywanie harmonogramów, przygotowywanie raportów i zestawień;
-przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do zawierania umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych związanych z działalnością Centrum, we współpracy z właściwymi jednostkami administracyjnymi;
-obsługa administracyjnych i finansowych systemów informatycznych (tj. TETA, EZD, Jira, Moja PG) funkcjonujących na uczelni, w zakresie wynikającym z powierzonych obowiązków i przyznanych uprawnień;
-koordynowanie i monitorowanie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy (BHP), ochroną przeciwpożarową (PPOŻ) oraz wymaganiami Państwowej Inspekcji Sanitarnej (Sanepid);
-przygotowywanie dokumentacji oraz obsługa spraw związanych z postępowaniami o udzielenie zamówień publicznych na potrzeby bieżącej działalności Centrum;
-prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem majątkiem Centrum, w tym ewidencją środków trwałych, ubezpieczeniami oraz obsługą zgłoszeń szkód;
-współpraca z innymi jednostkami uczelni w celu zapewnienia sprawnej realizacji zadań
-zapewnianie bieżącego wsparcia administracyjnego i organizacyjnego dyrektorowi oraz pracownikom Centrum.

Wymagania

wykształcenie - wyższe (w tym licencjat)
zawód - Pracownik biurowy
WYMAGANIA PODSTAWOWE:
-wykształcenie wyższe, preferowane z zakresu administracji, zarządzania, zarządzania zasobami ludzkimi;
-co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego na podobnym stanowisku;
-znajomość języka angielskiego umożliwiająca swobodną komunikację ustną i pisemną;
-bardzo dobra znajomość pakietu MS Office w szczególności programów Word, Excel i Outlook;
-umiejętność redagowania korespondencji służbowej i przygotowywania dokumentów administracyjnych;
-bardzo dobra organizacja pracy własnej, dokładność oraz dbałość o prawidłowość prowadzonej dokumentacji;
-umiejętność planowania i realizacji zadań z uwzględnieniem terminów oraz obowiązujących procedur;
-komunikatywność oraz gotowość do współpracy z osobami pochodzącymi z różnych środowisk kulturowych;
-odpowiedzialność oraz umiejętność samodzielnego reagowania na bieżące wyzwania organizacyjne i realizacji kilku zadań równolegle.
MILE WIDZIANE:
-doświadczenie w pracy w środowisku akademickim;
-znajomość systemów: EZD, TETA, CRU, Jira;
-znajomość Prawa Zamówień Publicznych.
staż pracy ogółem - lata: 3

Rodzaj umowy: Umowa o pracę na czas określony
Wymiar etatu: 1
Wynagrodzenie brutto: od 7 000 do 8 400 PLN wynagrodzenie w zależności od doświadczenia, kwalifikacji i stażu pracy kandydata/ kandydatki. Pracodawca oferuje: -pracę w jednej z wiodących uczelni technicznych w Polsce, -współtworzącej nowoczesną naukę i edukację stabilne zatrudnienie oraz przejrzyste warunki pracy -dodatkowe wynagrodzenie roczne -przyjazne środowisko oparte na współpracy, wzajemnym szacunku i akademickich wartościach możliwość rozwoju zawodowego poprzez udział w szkoleniach, projektach oraz programach rozwojowych -możliwość udziału w zagranicznych mobilnościach w ramach programu Erasmus+ świadczenia socjalne, w tym preferencyjne pożyczki, dofinansowanie do wypoczynku oraz możliwość korzystania z Ośrodka Wczasowego Politechniki Gdańskiej położonego w malowniczym otoczeniu kaszubskich jezior i lasów -możliwość przystąpienia do prywatnej opieki medycznej, grupowego ubezpieczenia na życie oraz programu sportowo-rekreacyjnego MultiSport -dostęp do bogatych zasobów Biblioteki Politechniki Gdańskiej oraz nowoczesnej infrastruktury kampusu -zajęcia sportowe organizowane w obiektach Uczelni -kampus przyjazny rodzinom z przedszkolem, miejscami do przewijania i karmienia dzieci oraz punktami gastronomicznymi i strefami relaksu -pracę w doskonale skomunikowanej lokalizacji, z możliwością korzystania z bezpłatnych miejsc parkingowych.