Специалист по документообороту

Обязанности:
1. Разработка, внедрение и актуализация внутренних нормативных документов по делопроизводству (инструкции, регламенты, номенклатура дел) с учётом отраслевой специфики (НИОКР, стройматериалы). 2. Проектирование и оптимизация документопотоков организации (входящие, исходящие, внутренние) для повышения скорости согласования и снижения операционных рисков. 3. Методическое сопровождение и консультирование структурных подразделений по вопросам правильного формирования дел и соблюдения стандартов документирования. 4. Формирование технических заданий, тестирование и развитие системы электронного документооборота (1С:Документооборот и/или иные СЭД), обучение пользователей работе в системе. 5. Обеспечение интеграции СЭД с другими корпоративными системами (1С:ERP, CRM, система управления проектами) для создания единого информационного пространства. 6. Полный цикл договорной работы: контроль движения договоров, дополнительных соглашений, актов выполненных работ (в т.ч. по НИОКР и поставкам), предварительная проверка проектов на соответствие типовым формам. 7. Формирование и комплектация пакетов документов для участия в тендерах и конкурсах (включая госзакупки и закупки госкорпораций), контроль сроков подачи заявок. 8. Организация работы с документами ограниченного доступа (коммерческая тайна, служебная информация), обеспечение режима конфиденциальности и разграничения прав доступа. 9. Ведение кадрового делопроизводства с расширенным функционалом: воинский учёт, документация по охране труда, оформление допусков (при необходимости). 10. Контроль исполнения поручений и документов с установлением сроков, автоматизированное отслеживание статусов и формирование отчётности для руководства. 11. Организация экспертизы ценности документов, составление описей дел постоянного и временного хранения, подготовка и передача дел в архив, обеспечение их сохранности и оперативного поиска. 12. Проведение внутренних аудитов состояния делопроизводства в подразделениях, выявление нарушений. 13. Мониторинг изменений законодательства РФ в сфере делопроизводства и архивного дела, оперативное внесение изменений в локальные нормативные акты.

Требования:
1. Глубокое знание нормативно-правовой базы делопроизводства и архивного дела РФ, включая ГОСТы в области документации и методические рекомендации. 2. Опыт работы в системах электронного документооборота (СЭД), обязательное знание 1С:Документооборот (опыт администрирования и развития системы будет преимуществом). Уверенное владение ПК и офисным пакетом MS Office (Word, Excel на уровне продвинутого пользователя), оргтехникой. 3. Опыт ведения полного цикла договорной работы, включая контроль движения договоров и предварительную проверку проектов. 4. Опыт работы с документацией по НИОКР (отчёты, технические задания, акты) и/или тендерной документацией (включая госзакупки и закупки госкорпораций) будет преимуществом. 5. Знание основ кадрового делопроизводства (включая воинский учёт и документацию по охране труда). 6. Понимание принципов работы с документами ограниченного доступа (коммерческая тайна, служебная информация) и обеспечения режима конфиденциальности. 7. Развитые аналитические способности, системное мышление, навыки проектирования и оптимизации документопотоков. Высокая грамотность (устная и письменная речь), внимательность к деталям, ответственность и дисциплинированность. Навыки межличностного общения и консультирования, способность обучать коллег работе в СЭД. Готовность к многозадачности и работе в режиме строгого соблюдения сроков.