Superviseur comptabilité fournisseurs H/F

1. Raison d'être du poste

Le Superviseur Comptabilité Fournisseurs est chargé, au sein de la direction financière, d'encadrer une équipe dont la responsabilité est le traitement des factures fournisseurs et des notes de frais. Il est rattaché au Responsable comptabilités auxiliaires.

Il a la charge de la bonne tenue des comptes et de la mise en paiement, dans le respect des plannings de règlement établis pour les différentes filiales du groupe. Il veille au respect des procédures internes et des réglementations externes. Il s'assure des bonnes pratiques au sein de son équipe et prend, le cas échéant, des mesures correctives.

Il relaie auprès des membres de son équipe et de son manager toutes les informations susceptibles d'impacter le bon déroulement du travail au quotidien. Dans sa mission managériale, il entretient un bon état d'esprit au sein du service, en étant à l'écoute de ses collaborateurs et en organisant régulièrement des réunions d'équipe.

Il élabore différents tableaux de bord pour mesurer les performances de l'équipe, aider à la prise de décision et répondre à toute demande d'information de sa direction et des autres services.

2. Environnement et dimension

Le groupe compte plusieurs entités aux métiers variés : gestion d'infrastructure, exploitation de transport et formation.

Le modèle d'organisation retenu est la centralisation, pour la majorité des sociétés du groupe, de la fonction comptabilité fournisseurs au sein d'un centre de services partagés. Seize sociétés entrent dans ce périmètre.

Il encadre une équipe de 5 personnes affectées à une entité du groupe.

Volumes annuels de transactions traités :

• 65 000 factures

• 9 000 notes de frais

• 6 300 comptes fournisseurs actifs

3. Missions principales

Organisation et répartition du travail

• Prendre en charge l'équipe en organisant les priorités et en adaptant le travail, en cherchant des solutions alternatives ou durables face aux changements.

• Animer le service pour maintenir un bon état d'esprit, une bonne implication et une bonne image du service à l'extérieur.

• Renforcer les équipes pour les problèmes du quotidien et en cas de surcroît d'activité.

Gestion du personnel

• Réaliser l'évaluation annuelle des membres de l'équipe.

• Écouter le collaborateur pour apporter un soutien et organiser sa mission en cas de difficulté.

Compétences techniques

• Émettre les règlements des factures fournisseurs et des notes de frais dans les délais, après avoir effectué les contrôles.

• Analyser et justifier les comptes :

  o 408 (fournisseurs, factures non parvenues) : sensibiliser les acteurs de la chaîne fournisseurs aux écarts de quantités et autres anomalies.

  o 409 (fournisseurs débiteurs) : reprise des avances et acomptes.

  o 401 (fournisseurs, achats de biens et services) : produire les balances âgées pour le suivi des échéanciers et analyser les problèmes.

  o 511 (prélèvements automatiques) : rapprochement des prélèvements, rejets et remboursements.

• Enregistrer et payer les factures intragroupe.

• Maintenir à jour ses connaissances des règles fiscales d'application des taxes, en lien avec la comptabilité générale.

• Gérer les litiges fournisseurs et les mises en demeure, analyser les problèmes et les remonter.

• Créer des tableaux de bord de reporting sur l'activité et les volumes traités par le service.

• Déclarer les honoraires (DADS / DAS2).

• Tester les systèmes lors de la livraison de nouvelles versions.

Profil recherché

Compétences requises

Résolution des problèmes

L'analyse des situations et la communication sont essentielles. Le superviseur est autonome dans ses actions et décisions, qu'il fonde sur son expertise et les procédures existantes. Il doit être réactif et force de proposition dans l'amélioration des circuits d'engagement de dépenses.

Il doit remonter à sa hiérarchie les incidents inhabituels nécessitant une décision spécifique ou une intervention plus soutenue.

Décisions relevant du poste

• Il définit les priorités d'organisation du travail et les actions à mener par son équipe.

• Il valide les propositions de paiement des fournisseurs.

• Il définit les règles de renvoi des factures aux fournisseurs et de rejet des notes de frais.

• Il valide la mise en production des améliorations système.

• Il décide de toute démarche concernant son équipe auprès des ressources humaines, en tenant sa hiérarchie informée (projet de recrutement, modification de contrat de travail…).

Profil

• Niveau professionnel : licence en comptabilité ou gestion des entreprises (BAC+3)

• Bureautique : maîtrise des outils, notamment Excel

• Langues : anglais obligatoire (lu, parlé, écrit)