Supervisor, Expense, Employee Loan & Medical Benefits

Job Description:

1. Employee Loan – Car Loan and Motor Loan

• Melaksanakan proses Car Loan dan Motor Loan sesuai kebijakan dan prosedur perusahaan, termasuk budget confirmation, verifikasi eligibility dan ketersediaan budget, penerbitan serta monitoring SPH.
• Berkoordinasi dengan HR Region, Payroll, Treasury, Supply Chain, dan fungsi terkait dalam penyelesaian proses employee loan.
• Memastikan kelengkapan dan validitas dokumen pendukung, termasuk form pengajuan, PO/BAST, SPH, STNK, dan BPKB.
• Mengelola proses BPKB Release Letter setelah kewajiban loan dipastikan telah lunas dan tercatat dengan benar.

2. Employee Loan Monitoring, Control & Reporting

• Memantau status pengajuan, outstanding loan, repayment, dan kelengkapan dokumen.
• Menyusun Employee Loan Report secara berkala serta memastikan akurasi dan rekonsiliasi data.
• Mengidentifikasi dan mengeskalasi exception, risiko, atau ketidaksesuaian kepada Assistant Manager.

3. Medical Benefits (In-patient & Out-patient)

• Mendukung dan mengoordinasikan proses tender asuransi bersama insurance broker dan fungsi terkait sesuai kewenangan.
• Mengelola administrasi medical inpatient, termasuk kepesertaan, penalangan biaya, reimbursement, klaim, dan rekonsiliasi sesuai kontrak asuransi.
• Berkoordinasi dengan insurance broker, perusahaan asuransi, dan provider terkait klaim, koreksi, serta status penyelesaian.
• Mengelola administrasi dan monitoring penggunaan pooled fund asuransi.
• Melakukan verifikasi kelayakan pada data klaim out-patient karyawan HO Jakarta
• Melaksanakan dan mengendalikan proses klaim outpatient sesuai kebijakan perusahaan dan PKB, termasuk verifikasi kelayakan klaim dan kelengkapan dokumen sebelum diproses melalui MiHealth.
• Memastikan proses medical benefit mengikuti segregation of duties yang ditetapkan, termasuk medical verification oleh Dokter Perusahaan dan pembayaran melalui mekanisme payroll HRM.
• Memastikan akurasi data medical, rekonsiliasi, dokumentasi, dan kesiapan audit.

4. Expense Administration

• Memproses Business Travel Expense dan Car Parking Expense sesuai kebijakan dan SLA.
• Memastikan kelengkapan dan validitas dokumen sebelum diteruskan ke Finance.
• Menangani koreksi, exception, dan klarifikasi expense dengan unit terkait.

5. Budget Support & Data Administration

• Menyiapkan data pendukung penyusunan budget Employee Loan (car loan dan motorloan) dan Medical Benefits termasuk manpower, pipeline penerima, dan repayment history sesuai kebutuhan.
• Menjaga akurasi, kelengkapan, dan keterlacakan data serta arsip fisik dan digital.
• Menyediakan data untuk kebutuhan rekonsiliasi, konsolidasi, reporting, dan management review.

6. Compliance, SLA & Audit Support

• Memastikan proses Employee Loan, Medical Benefits, dan Expense Administration sesuai SOP, PKB, kebijakan perusahaan, dan SLA.
• Menyediakan data dan dokumentasi yang lengkap untuk kebutuhan audit internal maupun eksternal.
• Mengidentifikasi dan mengeskalasi transaksi atau kasus non-standard dan berisiko kepada Assistant Manager.
• Mendukung perbaikan proses untuk meningkatkan akurasi, efisiensi, kontrol, dan kualitas layanan.

To apply, please submit your resume and cover letter outlining your interest for this role.