(台北辦公室)執行長室助理Executive Office Assistant

綠谷國際正在尋找一位具備商務日文、AI 工具應用及行政執行能力的執行長室助理。
此職位將協助執行長與營運總監處理日常行政、會議安排、文件管理及專案追蹤，並參與日本合作案的資料蒐集、日文文件審閱及對外聯繫。

我們期待你不只是完成交辦事項，也能運用 AI 工具提升工作效率，將零散資訊整理成清楚、正確且可執行的內容。

【工作內容】
1. 協助執行長及營運總監管理行程、會議、重要提醒及日常行政事項。
2. 準備會議資料、製作會議紀錄，整理決議、負責人、期限及待辦事項。
3. 追蹤執行長室與跨部門交辦事項，定期更新進度並主動回報異常。
4. 協助公司專案資料蒐集、文件整理、簡報製作及進度管理。
5. 協助搜尋及彙整日本企業、合作方、市場與專案相關資訊。
6. 協助審閱日文合約、合作提案、商務信件及正式文件。
7. 將日文合約與文件的重要條款、期限、金額、權利義務及待確認事項整理為中文摘要。
8. 協助中日文文件翻譯、內容比對及版本管理，確認不同語言版本的重要資訊是否一致。
9. 協助處理日文電子郵件、會議安排、訪客接待及日本合作方聯繫。
10. 運用 ChatGPT、Claude、Gemini或其他生成式 AI 工具，協助資料整理、會議摘要、文件初稿、簡報製作及資訊分析。
11. 完成執行長及營運總監交辦事項。

【必備條件】

• 專科或大學以上學歷，科系不限。
• 日文能力達 JLPT N3以上，或具同等商務日文能力。
• 能獨立閱讀日文合約、正式文件、商務信件及合作提案。
• 能以中文整理日文文件的重點條款、期限、金額及權利義務。
• 熟悉 ChatGPT、Claude、Gemini或其他生成式 AI 工具。
• 能將 AI 應用於資料蒐集、文件整理、摘要、簡報及日常行政工作。
• 具備 AI 產出查證與品質控管能力，不直接使用未經確認的內容。
• 熟悉 Word、Excel、PowerPoint及 Google Workspace。
• 具備良好的文字整理、資料彙整、會議紀錄及溝通能力。
• 做事細心、有條理，能掌握期限並主動回報進度。
• 具備責任感、保密意識及良好的工作紀律。
• 能同時處理多項任務，並依輕重緩急安排工作。

【加分條件】

• 具主管助理、日文秘書、專案助理或營運支援經驗。
• 曾協助處理日本企業合約、業務委託書、保密協議或合作文件。
• 具日中翻譯、口譯、日商或日本留學經驗。
• 熟悉 Notion AI、Microsoft Copilot、Google Workspace AI或自動化工具。
• 能建立 AI 工作流程、提示詞範本或內部知識庫。
• 具不動產相關背景尤佳。
• 具跨部門協調、專案追蹤或簡報製作經驗。

【我們期待的特質】

• 面對交辦事項能主動釐清目的、期限與預期成果。
• 能將零散、複雜的資訊整理成主管可快速判斷的內容。
• 溝通穩定、應對得體，能妥善處理主管與合作方資訊。
• 對 AI、新工具及工作流程優化具有高度學習意願。
• 對日文文件細節敏感，具備耐心與正確性。