特別助理

【職務說明】

我們希望尋找一位能夠協助主管統整公司各項事務的工作夥伴。

此職務並非單純行政文書工作，主要工作內容包含行政管理、資料彙整、成本控管、工作進度追蹤、現場事務協調及主管行程安排等，需要能逐步了解公司各項工作內容，協助主管掌握公司整體運作狀況。

工作上會直接與主管配合，需要具備良好的責任感、邏輯能力及主動追蹤事情的能力。

【主要工作內容】

一、資料整理與行政管理

1. 協助各類文件、報表、工作紀錄及資料整理。
2. Excel資料建檔、統計、彙整及基本分析。
3. 協助檢查各項行政資料是否完整、正確並依期限完成。
4. 追蹤公司內部應完成事項及文件繳交進度。
5. 協助建立及整理各項工作SOP、表單與管理資料。
6. 重要事項、待辦事項及工作進度彙整。

二、計價、支出與成本控管

1. 協助工程、養護及各項工作計價資料整理。
2. 整理人工、材料、機具、外包等相關支出。
3. 協助建立各案場／專案成本紀錄。
4. 協助比較預估成本與實際支出差異。
5. 發現成本、數量或計價異常時主動整理並回報。
6. 協助主管掌握各項工作的實際成本及執行情況。

三、工作進度追蹤

1. 協助掌握各項工作排程及完成進度。
2. 追蹤交辦事項是否依期限完成。
3. 協助確認現場工作紀錄、照片、回報資料是否完整。
4. 對未完成、延誤或異常事項進行追蹤並提醒相關人員。
5. 協助主管整理每日／每週重要工作進度。

四、現場及工作項目協調

1. 逐步了解公司各項工程及養護工作內容。
2. 必要時陪同主管至現場了解實際工作狀況。
3. 協助主管與現場人員、行政人員、廠商及相關窗口進行溝通協調。
4. 協助確認工作需求、施工內容、數量及執行進度。
5. 發現現場問題時協助紀錄、追蹤後續改善情況。

> 本職務不要求一開始就具備景觀、園藝或工程完整專業知識，但需要願意學習並逐步了解各項工作內容。

五、主管行程與工作安排

1. 協助安排主管會議、現場巡查及各項工作行程。
2. 整理每日／每週待辦事項及重要工作。
3. 提醒重要期限、會議、工作進度及應處理事項。
4. 協助準備主管開會或外出所需資料。
5. 依工作輕重緩急協助主管安排處理順序。

六、主管交辦及營運協助

1. 協助追蹤主管交辦事項，並確認後續執行結果。
2. 協助整理主管決策所需要的相關資料。
3. 協助處理跨部門及跨案場之間的工作協調。
4. 對公司目前執行中的事項建立追蹤機制。
5. 其他主管交辦事項。

【我們希望你具備】

• 熟悉 Word、Excel 等基本文書軟體。
• 具備良好的資料整理及數字概念。
• 做事細心、有條理，能掌握事情的完整度。
• 具備良好的溝通及協調能力。
• 有責任感，交辦事項能主動追蹤至完成。
• 能主動發現問題，而不是只等待主管交辦。
• 能同時處理多項工作，並判斷事情的優先順序。
• 願意學習工程、景觀養護、成本及現場管理相關內容。
• 可接受偶爾陪同主管至現場了解工作狀況。

【加分條件】

具備以下其中一項經驗者佳，但非必要：

• 工程／營造／景觀／物業相關產業經驗
• 工務助理或工程行政經驗
• 採購、估價、計價相關經驗
• 成本控管或會計行政經驗
• 專案管理或進度追蹤經驗
• 主管助理／特助相關經驗
• 熟悉 Excel 函數、樞紐分析或報表製作

【這個職位最重要的能力】

我們重視的不只是「把主管交代的事情做完」，而是希望你能逐漸做到：

知道目前有哪些事情正在進行 → 哪些還沒完成 → 哪些即將逾期 → 哪些成本有異常 → 哪些資料還沒補齊 → 主動整理並提醒主管。

希望你能成為主管在行政、成本、進度及工作協調上的重要協助者，隨著對公司營運及各項工作內容越來越熟悉，逐步具備獨立追蹤與處理事情的能力。