Team & Finance Administration Manager (m/w/d)

Über uns

fleXality unterstützt Industrieunternehmen dabei, Energiekosten und Emissionen zu reduzieren. Dafür verbinden wir Energiedaten, technisches Know-how und unsere Softwarelösung fEnOMS, um die Energiewende dort voranzubringen, wo die größten Hebel liegen: in industriellen Anlagen und Prozessen.

Deine Rolle

Als Team & Finance Administration Manager (m/w/d) sorgst du dafür, dass unsere administrativen und kaufmännischen Abläufe im Tagesgeschäft zuverlässig funktionieren. Du behältst den Überblick über Rechnungen, Verträge, Personaldokumente und organisatorische Themen, hältst offene Vorgänge nach und stellst sicher, dass nichts liegen bleibt. Gleichzeitig hast du Lust darauf, bestehende Abläufe zu hinterfragen und mit digitalen Tools möglichst einfach und effizient zu gestalten.

Bei Finanzthemen arbeitest du eng mit unserem Founders’ Associate zusammen: Du sorgst dafür, dass die Zahlen stimmen und pünktlich da sind – der Founders’ Associate macht daraus Planungen und Entscheidungsgrundlagen. Damit bist du eine zentrale organisatorische Schnittstelle für unser Team und unsere Geschäftsführung.

Deine Aufgaben

• Koordination unserer laufenden Finance Administration von Rechnungen und Zahlungen bis zur Abstimmung mit Buchhaltung und Steuerberatung
• Vorbereitung sauberer Zahlen für den monatlichen Abschluss in Zusammenarbeit mit unserem Founders’ Associate
• Organisation und Pflege von Verträgen, Unternehmensunterlagen und digitalen Dokumentenstrukturen
• Administrative Begleitung unserer Recruiting-, Vertrags- und Onboardingprozesse
• Koordination organisatorischer Themen rund um Team, Büro, Termine und Veranstaltungen
• Weiterentwicklung und Digitalisierung wiederkehrender administrativer Prozesse

Das bringst du mit

• Kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare praktische Erfahrung
• Erfahrung in kaufmännischer Administration, Finance, vorbereitender Buchhaltung, HR Administration oder einer vergleichbaren Funktion
• Sehr strukturierte, gewissenhafte und eigenständige Arbeitsweise
• Gutes Zahlenverständnis und sicherer Umgang mit Excel und Microsoft 365
• Freude daran, mit digitalen Tools zu arbeiten und wiederkehrende Abläufe effizienter zu gestalten
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

Diese Rolle passt wahrscheinlich nicht zu dir, wenn…

• du ausschließlich an strategischen oder konzeptionellen Themen arbeiten möchtest
• du wenig Freude daran hast, auch kleinere administrative Themen zuverlässig bis zum Abschluss zu bringen
• du ungern mehrere unterschiedliche Themen parallel koordinierst und offene Vorgänge nachhältst
• du lieber mit festen, unveränderlichen Prozessen arbeitest, statt bestehende Abläufe selbstständig zu verbessern

Was dich bei uns erwartet

• Sinnvolle Arbeit mit direktem Beitrag zur Energiewende in einem diversen Team
• Viel Gestaltungsspielraum, Verantwortung und Entwicklungsmöglichkeiten
• Kurze Entscheidungswege, offener Austausch und Raum für persönliche Weiterentwicklung
• Flexible Arbeitszeiten
• 30 Urlaubstage sowie zusätzliche freie Tage am 24. und 31. Dezember
• Arbeitsumfang: Teilzeit | 20–30 Stunden pro Woche
• Wir arbeiten hybrid. Unser Business-Team sitzt in Bremen. Für eine wirksame Zusammenarbeit erwarten wir deine Präsenz von mindestens drei Tagen pro Woche

Du siehst dich in dieser Rolle?

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Wir möchten die Energiewelt vielfältiger gestalten und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Perspektiven, Erfahrungen und Lebenswegen. Entscheidend sind für uns deine Fähigkeiten, deine Motivation und die Art, wie du Verantwortung übernimmst.