Teamassistenz für Energieunternehmen (m/w/d)
Summary
Team assistant supporting an energy company on-site in Bayreuth: handles administrative coordination such as booking business travel, organizing meetings, workshops and events, managing mail, office supplies and onboarding support. Main tools are Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel); fluent German and good English are required.
Einleitung & Zusammenfassung
Wir suchen eine motivierte Teamassistenz, die über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten verfügt und in einem dynamischen Umfeld arbeitet. Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat bringt eine kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in der Assistenz mit. Sie sind versiert im Umgang mit Microsoft 365 und haben Erfahrung in der Planung und Durchführung von Reise- und Veranstaltungsorganisation.
Hauptverantwortlichkeiten
In dieser Position sind Sie verantwortlich für die Organisation und Koordination aller administrativen Prozesse.
- Organisation und Buchung von Dienstreisen für Mitarbeiter und Führungskräfte
- Einholung und Vergleich von Angeboten unter Berücksichtigung von Budget- und Effizienzvorgaben
- Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Workshops, Besprechungen und Veranstaltungen
- Koordination von Räumlichkeiten, Catering, und weiteren organisatorischen Leistungen
- Unterstützung des Führungsteams bei der Planung und Steuerung von Terminen
- Koordination komplexer Besprechungen mit internen und externen Stakeholdern
- Sicherstellung einer effizienten Termin- und Ressourcenplanung
- Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
- Bestellung von Büromaterialien und Arbeitsmitteln
- Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter
- Organisation von Schulungen, Fortbildungsmaßnahmen und Arbeitssicherheitsunterweisungen
- Verwaltung administrativer Prozesse und Dokumentationen
- Einholung von Angeboten
- Unterstützung bei Bestell- und Beschaffungsprozessen
- Nachverfolgung von Vertragsunterschriften und Freigaben
- Bearbeitung von Ad-hoc-Anfragen
- Priorisierung unterschiedlicher Anforderungen
- Sicherstellung eines reibungslosen organisatorischen Ablaufs im Team
Wichtige Anforderungen
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung im Assistenz-, Office- oder Verwaltungsumfeld
- Erfahrung in der Organisation von Reisen, Veranstaltungen und Besprechungen
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word und Excel
- Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
- Hohe Serviceorientierung und Diskretion
- Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Sicheres Priorisieren auch bei wechselnden Anforderungen
- Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld
- Sehr gute Deutschkenntnisse
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Nice to Have
- Zusätzliche Qualifikationen im Bereich Projektmanagement
- Kenntnisse über moderne Kommunikationstechnologien
Weitere Details
Die Position ist vor Ort in Bayreuth, in einem multinationalen Umfeld mit flexibler Arbeitsorganisation und Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung.