Tecnic/a Gestió Administrativa /Office Manager Fundació Ulls del món

FUNDACIÓ ULLS DEL MÓN és una entitat sense ànim de lucre que contribueix a que les persones amb deficiències visuals i sense recursos econòmics dels països i societats amb un nivell desenvolupament humà baix o mitjà puguin rebre atenció oftalmològica de qualitat per part dels seus serveis locals de salut, i a crear les condicions per reduir la incidència de patologies oculars a cada territori.

Actualment, Ulls del món té programes en funcionament als campaments de població refugiada sahrauí de Tinduf (Algèria), Moçambic, Bolívia i Mali. (Per a més informació: www.ullsdelmon.org).

Actualment, la Fundació necessita incorporar un/a:

Tècnic/a Gestió Administrativa /Office Manager

A. CONTINGUT FUNCIONAL

MISSIÓ

Garantir el correcte funcionament de l’oficina de la seu de Barcelona i de la gestió administrativa de la Fundació, essent la persona referent per a sistemes d’informació i noves tecnologies i donant suport als processos operatius i de suport de les diferents àrees: Direcció, Comunicació, Captació i Col·laboracions Estratègiques, Projectes d’actuació, Finances i Gestió de persones.

RESPONSABILITATS

1. Funcionament general de l’oficina i administració Activitats principals:

•Recepció de visites, atenció telefònica i gestió de correspondència, física i online amb els diferents correus de la Fundació.

•Gestió de l’arxiu i de la documentació administrativa.

•Gestió dels inventaris: entrades i sortides de material oftalmològic i òptic, i control de l’inventari d’obres d’art, i gestió de compres de material per a l’oficina.

•Control i seguiment de les assegurances.

•Supervisar i vetllar pel compliment de la normativa vigent de protecció de dades.

•Relació amb proveïdors de serveis de seu i control de despeses.

•Registre de documents legals i gestions amb la notaria d’acord amb la normativa recurrent de fundacions.

2. Coordinació dels sistemes d’informació i noves tecnologies de la fundació Activitats principals:

•En col·laboració amb el servei extern d’informàtica aportarà les solucions tècniques més adequades segons les necessitats, tant de hardware com de software.

•Gestió i manteniment de la base de dades (CRM).

•Emissió de certificats de donació (model 182) mitjançant CRM.

3. En l’àrea de gestió de persones Activitats principals:

•Gestió de la documentació laboral dels treballadors i treballadores i mantenir actualitzada la relació de llocs de treball de tot l’equip operatiu de la Fundació.

•Control de registre horari, vacances i calendari laboral .

•Seguiment i gestió de les formacions de les persones de l’equip, i tramitació de les formacions bonificades.

•Coordinació amb els serveis externs de prevenció de riscos laborals.

•Suport en els processos de selecció de personal contractat, voluntariat i en pràctiques.

•Gestió i coordinació del voluntariat de seu.

•Gestió logística de viatges.

•Organització de trobades de l’equip i reunions globals.

4. Suport a Direcció, Captació, Col·laboracions Estratègiques i Comunicació

•Enviament de comunicacions als socis, voluntaris i seguidors via Mailchimp (felicitacions de Nadal, invitacions Aniversari, enviament memòria anual).

•Suport en l’actualització de la web.

•Gestió dels socis i donacions a CRM.

•Suport administratiu i logístic en l’organització d’esdeveniments (La Nit, Aniversaris, Jornades, Congressos i exposicions, Consell Assessor, Patronat).

B. ENTORN ORGANITZATIU

La persona per a la gestió administrativa depèn jeràrquicament de la responsable d’Administració i Finances, i estableix vincles funcionals de col·laboració amb la Directora, amb la responsable de Comunicació i amb la responsable de

Col·laboracions Estratègiques.

C. PERFIL PROFESSIONAL Coneixements necessaris

•Formació i/o experiència en gestió administrativa

•Informàtica a nivell avançat: domini del paquet Office

•Experiència en gestió de bases de dades i en particular de CRM

•Coneixement d’eines digitals (Mailchimp i Wordpress) i tràmits online amb certificat digital

•Imprescindible català i castellà, parlat i escrit

•Es valoraran altres llengües, com anglès, francès i portuguès

Perfil competencial

•Autonomia i responsabilitat

•Flexibilitat

•Pro activitat i iniciativa

•Capacitat d’organització

•Resolució de problemes

•Interès per la cooperació internacional

D. CONDICIONS

•Contracte indefinit, amb un període de prova de 2 mesos.

•35 hores setmanals, horari de 9h a 14h i de 15h a 17’30h de dilluns a dijous, i de 9h a 14h els divendres.

•Lloc de treball:

Oficina d’Ulls del món a Barcelona: C/Tamarit, 144-146, entl. 2a, 08015. Teletreball 1 dia a la setmana, normalment els divendres.

•Salari: 23.159€ bruts anuals d’acord amb les responsabilitats del lloc de treball.

E. PROCÉS DE SELECCIÓ

El termini de presentació de sol·licituds finalitzarà el proper 6 de novembre de 2026.