Técnico(a) Administrativo(a)
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Description
Esta oportunidade, destina-se a um perfil Administrativo para atuar presencialmente na Opensoft, trabalhando sob a supervisão direta de um elemento com mais experiência da equipa. O foco principal da posição reside no apoio administrativo transversal, assumindo a responsabilidade pela gestão operacional da infraestrutura e fornecendo um suporte constante às atividades dos Recursos Humanos, garantindo assim a fluidez dos processos internos da organização.
Terá como desafio assegurar a excelência operacional do dia-a-dia da Opensoft, garantindo um atendimento de proximidade a clientes e colaboradores e a organização rigorosa dos processos administrativos. Através de um suporte ágil e transversal às diversas áreas, com especial foco no apoio operacional aos Recursos Humanos e na gestão eficiente das instalações, o profissional deverá contribuir para um ambiente de trabalho funcional, organizado e em total conformidade com as normas internas, facilitando a fluidez das atividades de toda a organização.
As tarefas da função incluem:
A. Gestão Operacional e Administrativa:
• Atendimento e Triagem: Gestão de canais de comunicação (presencial, telefónico e digital) e encaminhamento de solicitações.
• Fluxo de Materiais e Instalações: Gestão de consumos, apoio na manutenção do escritório, segurança e higiene.
• Arquivo: Organização física e digital de documentação administrativa e financeira.
• Logística de Expediente: Gestão de correspondência e apoio em viagens/eventos internos.
B. Controlo Financeiro:
• Faturação: Emissão de faturas a clientes e processamento de faturas de fornecedores.
• Reporting: Colaboração no controlo de pagamentos, recebimentos e procedimentos de controlo interno.
C. Apoio Administrativo aos Recursos Humanos:
• Recrutamento: Publicação de vagas, e agendamento de entrevistas.
• Seguros: Apoio administrativo ao nível de processos de HSST e Seguro de Saúde
• Onboarding/Offboarding: Apoio logístico na entrada de colaboradores (preparação de postos de trabalho) e na saída (recolha de ativos/equipamentos).
• Formação: Apoio logístico em salas de formação, registo de presenças e tratamento de inquéritos de satisfação.
• Gestão de Assiduidade: Apoio no registo de faltas, férias e licenças.
• Documentação: Manutenção organizada da documentação legal dos colaboradores (processos individuais).
Requisitos da Função
Obrigatórios:
• Habilitações Académicas: Licenciatura concluída, preferencialmente nas áreas de Secretariado, Assessoria de Direção, Gestão de Recursos Humanos ou Gestão de Empresas.
• Experiência Profissional: Experiência mínima de 5 anos em funções administrativas.
• Domínio Linguístico: Fluência em Inglês (oral e escrita), capaz de interagir com interlocutores internacionais.
• Competências Técnicas: Domínio avançado de ferramentas de produtividade, especificamente Microsoft Excel e Word.
• Capacidades Cognitivas: Elevada capacidade de atenção concentrada, organização, método de trabalho e memória.
• Ética e Postura: Apresentação pessoal formal e perfil pautado pela discrição e rigor no tratamento de informações confidenciais (acessos privilegiados).
As candidaturas deverão ser enviadas para: ---@--- com a referência: ADMIN
Terá como desafio assegurar a excelência operacional do dia-a-dia da Opensoft, garantindo um atendimento de proximidade a clientes e colaboradores e a organização rigorosa dos processos administrativos. Através de um suporte ágil e transversal às diversas áreas, com especial foco no apoio operacional aos Recursos Humanos e na gestão eficiente das instalações, o profissional deverá contribuir para um ambiente de trabalho funcional, organizado e em total conformidade com as normas internas, facilitando a fluidez das atividades de toda a organização.
As tarefas da função incluem:
A. Gestão Operacional e Administrativa:
• Atendimento e Triagem: Gestão de canais de comunicação (presencial, telefónico e digital) e encaminhamento de solicitações.
• Fluxo de Materiais e Instalações: Gestão de consumos, apoio na manutenção do escritório, segurança e higiene.
• Arquivo: Organização física e digital de documentação administrativa e financeira.
• Logística de Expediente: Gestão de correspondência e apoio em viagens/eventos internos.
B. Controlo Financeiro:
• Faturação: Emissão de faturas a clientes e processamento de faturas de fornecedores.
• Reporting: Colaboração no controlo de pagamentos, recebimentos e procedimentos de controlo interno.
C. Apoio Administrativo aos Recursos Humanos:
• Recrutamento: Publicação de vagas, e agendamento de entrevistas.
• Seguros: Apoio administrativo ao nível de processos de HSST e Seguro de Saúde
• Onboarding/Offboarding: Apoio logístico na entrada de colaboradores (preparação de postos de trabalho) e na saída (recolha de ativos/equipamentos).
• Formação: Apoio logístico em salas de formação, registo de presenças e tratamento de inquéritos de satisfação.
• Gestão de Assiduidade: Apoio no registo de faltas, férias e licenças.
• Documentação: Manutenção organizada da documentação legal dos colaboradores (processos individuais).
Requisitos da Função
Obrigatórios:
• Habilitações Académicas: Licenciatura concluída, preferencialmente nas áreas de Secretariado, Assessoria de Direção, Gestão de Recursos Humanos ou Gestão de Empresas.
• Experiência Profissional: Experiência mínima de 5 anos em funções administrativas.
• Domínio Linguístico: Fluência em Inglês (oral e escrita), capaz de interagir com interlocutores internacionais.
• Competências Técnicas: Domínio avançado de ferramentas de produtividade, especificamente Microsoft Excel e Word.
• Capacidades Cognitivas: Elevada capacidade de atenção concentrada, organização, método de trabalho e memória.
• Ética e Postura: Apresentação pessoal formal e perfil pautado pela discrição e rigor no tratamento de informações confidenciais (acessos privilegiados).
As candidaturas deverão ser enviadas para: ---@--- com a referência: ADMIN