UN (1) SECRETAIRE DE DIRECTION - H/F

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE

Le Secrétaire de direction H/F sera sous la supervision du Directeur général.

MISSIONS, RESPONSABILITE ET PRINCIPALES FONCTIONS

Secrétaire de direction H/F

Administratives

Assurer la fonction d'Office Manager :
La gestion de toute l'intendance du bureau ;
Assurer le secrétariat comptable et administratif (gestion du petit personnel, bulletins
de paie, tenue de la caisse et de la petite comptabilité, relations avec la banque, relations avec le cabinet comptable etc.) ;
Accomplissement de toutes tâches administratives ou réglementaires requises.
Assurer l'interface entre la Direction et les fournisseurs de l'organisation ;
Assurer la gestion des installations du siège social de l'entreprise ;
Planification des réunions, rendez-vous et événements. ;
Traitement des courriers électroniques, courriers, et autres communications ;
Etablissement des rapports d'activité ;
Réception et transfert des appels, prise de messages ;
Commandes et suivis des fournitures de bureau nécessaires.

Comptables

Assurer l'assistance administrative et faire la liaison entre les différents services, y compris le personnel domestique, si nécessaire ;
Collecte, vérification et traitement des notes de frais des employés ;
Vérification et paiement des factures, gestion des échéances ;
Suivi des dépenses liées aux activités du personnel ;
Comparaison des transactions bancaires avec les enregistrements comptables ;
Collecte des données financières pour la préparation de rapports ;
Collaboration avec le service comptable externe pour des tâches liées à la paie ;
Interaction avec les comptables externes ;
Organisation des documents financiers de manière ordonnée.

LOCALISATION

FORMATION

EXPERTISE SAVOIR-FAIRE, COMPETENCES ET QUALITES RECHERCHEES

Expertise, savoir- faire, compétence et qualités recherchées ;
Expérience avérée en tant que secrétaire de Direction ;
Expérience avérée dans un département comptable ou dans l'accomplissement de tâches comptables ;
Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau ;
Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps ;
Parfaite connaissance des outils, solutions et applications de bureau (pack office) ;
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à hiérarchiser la charge de travail quotidienne ;
Excellentes compétences de communication orale et écrite ;
Excellente maîtrise du français ;
Être proactif et enthousiaste à l'idée d'obtenir des résultats probants ;
Capacité à trouver rapidement une solution pour répondre aux attentes de son employeur ;
Capacité à gérer la confidentialité et une grande discrétion afin de garder secrètes les informations sensibles au sujet de l'entreprise et de son employeur.

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