【WaCare】行政助理_DTX

【工作項目】

1. 部門日常行政與總務作業（核心職責：約 40%）
◾收發與公文管理：負責部門內外部公文、信件、樣品及重要文件之收發、登錄、分發與追蹤管制。
◾採購與資產管理：執行部門日常辦公用品、研究測試設備、臨床衛教材料之採購詢價、請購、盤點與財產標籤管理。
◾費用核銷與報帳：協助整合全部同仁（含跨組差旅、外聘審查專家出席費、場域講座等）之憑證單據，依公司財務與會計規範進行高效率的核銷與報帳作業。
◾環境與接待維護：維護部門辦公環境整潔，負責外部貴賓、官方查核人員、合作醫院專家來訪時之接待與茶水準備。

2. 專案辦公室業務與文件治理支援（專案支援：約 40%）
◾大中型專案後勤支援：支援各計畫專案辦公室（PMO）之庶務，如大型政府標案、科研補助案之合約印製、蓋印用印申請、審查資料裝訂與寄送。
◾檔案知識庫建檔：負責部門內部文件（如會議紀錄、專案成果報告、結案公文、法規參考資料）之電子化掃描、歸檔與雲端資料庫分類管理，確保文件版本之正確性與好搜尋度。
◾基礎數據登載：協助專案管理師（PJM）進行常態性行政表單數據輸入（如外部電訪滿意度問卷登錄、合作院所上線人數基礎統計）。

3. 會議治理與跨單位行政溝通（會議行政：約 15%）
◾會議籌備與紀錄：負責部級會議、跨組協調會議之行事曆預約、會議室調度、視訊設備測試、發送開會通知，並於會後進行基礎會議紀錄整理。
◾跨單位行政對接：擔任部門與公司內部後勤單位（如總務處、財務處、人事處、資訊處）之日常行政溝通橋樑，加速跨部門行政流程。

4. 其他衍生主管交辦事項（約 5%）
◾日常外聯溝通：負責與合作單位進行日常事務性電話或郵件聯繫，保持良好的應對進退。
◾處理部門主管交辦事項。

【徵求條件】

1. 工作經驗與學歷要求：
◾工作經驗：具備 1 年以上公司行政助理、總務助理、秘書或專案辦公室後勤經驗。
◾學歷背景：大學（含）以上學歷，科系不限。商業行政、文史哲、企管、醫管或醫藥衛生相關背景皆可。歡迎具備高度細心特質之優秀社會新鮮人投入。

2. 核心能力：
◾雲端協作工具：熟悉 Google Workspace（Docs, Sheets, Forms, Drive）操作，能維護條理分明的雲端資料夾架構。
◾面對大量的文書、採購與會議記錄，能保持高度的耐心與細緻度，確保數據與文字零錯誤。
◾具備良好的溝通協作能力，面對多目標任務時能主動排定優先順序，應對合宜。

3. 我們極度重視的特質（軟實力）
◾細心與耐心：對於數字（發票稅額、報帳金額）與文字（公文錯字、合約條款）具備高度敏感度，能確保後勤文件零出錯。
◾親和力與溝通特質：具備良好的應對進退能力，樂於協助同仁解決行政卡關問題，言詞得體。
◾規定遵從性與時效觀念：能嚴格遵守公司行政制度與各項財務核銷截止時間，主動追蹤未完結的行政流程。