文管兼行政專員

想成為企業管理制度與文件運作的重要推手嗎？
加入蓋亞汽車，成為串聯管理系統、文件制度與日常營運的關鍵夥伴！

｜您在蓋亞汽車的工作職掌｜

文件管理｜約70%
✔ 負責公司各管理系統文件之登錄、編碼、發行、回收、作廢及保存管理
✔ 維護文件管制清冊，確保文件版次、狀態及使用版本正確
✔ 追蹤文件制訂、修訂、廢止等簽核流程，確保文件管理流程順暢
✔ 管理外來文件、客戶文件及技術文件之受控與發行
✔ 協助建立及維護電子文件管理系統，推動文件電子化管理
✔ 定期執行文件有效性確認及稽催，確保各項文件符合管理要求
✔ 配合 ISO 管理系統運作，協助內外部稽核及客戶稽核之文件準備
✔ 負責各類紀錄及表單之保存、歸檔與保存期限管理
✔ 協助管理程序書、作業標準書（SOP）、表單等文件之修訂與維護
✔ 協助推動文件管理制度優化與持續改善，提升公司文件管理效率

行政管理｜約30%
✔ 辦理辦公室日常行政庶務及環境管理
✔ 負責文具、事務用品及庶務用品之採購與庫存管理
✔ 辦理郵件、快遞收發及公司文件傳遞
✔ 負責會議室管理及會議相關行政支援
✔ 協助公司公告發布、行政資料整理及文件歸檔
✔ 協助跨部門行政事項，並完成主管交辦之相關工作

｜我們正在尋找這樣的夥伴｜