喜泰食品｜營運行政專員｜安平工業區

喜泰食品有限公司｜營運行政專員

一、日常行政與文書作業

・處理公司日常行政事務及電話、訊息聯繫
・文件整理、建檔、歸檔及資料維護
・整理合約、報價單、訂購單、請款資料等文件
・公司信件、郵件及包裹收發
・辦公用品、耗材及日常用品採購與管理
・協助公司表單、公告、報表及相關文件製作
・協助各部門行政事項聯繫與資料彙整

二、人資行政

・協助員工出勤、請假、加班等資料整理
・協助新人報到、員工資料建檔及文件管理
・協助職缺刊登、履歷整理、面試聯繫等招募作業
・協助教育訓練資料及紀錄整理
・協助公司制度、工作規範及公告文件整理
・協助相關人事資料與表單維護

三、訂單、出貨與物流管理

・協助官網、電商平台及其他通路訂單處理
・確認訂單資料、整理及系統登錄
・協助商品揀貨、包裝、出貨及物流安排
・製作出貨單、宅配單及相關文件
・追蹤商品配送、退換貨及異常訂單
・協助處理客戶訂單相關問題及基本聯繫
・整理每日／每月訂單及出貨相關資料

四、商品與庫存管理

・商品進貨、入庫及出貨數量登錄
・定期盤點商品、包材及相關物料庫存
・協助管理商品批號、製造日期及有效期限
・建立及維護庫存管理表
・掌握安全庫存量並主動提出補貨提醒
・協助倉庫商品、包材及物料分類整理
・核對系統庫存與實際庫存差異

五、供應商與採購行政

・協助聯繫原料、包材、印刷、代工、設備、耗材及物流等合作廠商
・進行詢價、比價及報價資料整理
・協助原物料、包材、耗材及用品採購
・製作及整理採購單、訂購單等相關資料
・追蹤訂單、製作、交期及實際到貨狀況
・建立及維護供應商基本資料
・整理供應商合約、報價及往來文件
・協助請款、對帳及採購異常事項追蹤
・協助新品開發過程中的詢價、打樣及行政進度追蹤

六、帳務與發票行政協助

・整理公司進項、銷項發票及相關憑證
・協助電子發票及訂單帳務資料整理
・整理廠商請款、付款及對帳資料
・製作簡易收入、支出及費用明細
・協助零用金及日常行政費用管理
・每月彙整帳務資料提供會計人員
・協助準備會計所需之相關資料及文件

※ 本職務以「帳務行政整理」為主，非專職會計人員。

七、產品與食品相關文件管理

・建立及維護產品基本資料
・協助整理產品規格書、檢驗報告及相關證明文件
・整理產品標示、包裝及不同版本資料
・協助產品相關行政及法規文件歸檔
・協助建立及維護公司SOP、表單及相關行政紀錄
・配合公司食品安全及相關規範進行基本文件管理
・協助新品上市相關產品資料建檔與文件整理

※ 食品專業判定及法規確認仍由公司相關負責人員執行，本職務主要負責資料整理、追蹤與文件管理。

八、電商與行銷行政支援

・協助官網及電商平台商品上架、下架及基本資料維護
・更新商品名稱、價格、規格及庫存資訊
・協助商品圖片、文案及活動資料整理
・協助促銷活動、試用品、贈品及活動商品整理
・協助KOL、團購主及合作對象商品寄送與名單管理
・協助整理行銷活動所需資料及執行進度
・協助基本客服訊息、訂單及售後問題之行政處理

九、主管行政與營運支援

・協助主管整理各項資料、報表及文件
・協助會議安排、會議紀錄及待辦事項整理
・追蹤主管交辦事項及各部門執行進度
・跨部門聯繫、資訊彙整及工作進度追蹤
・協助資料查詢、詢價、比價、表格製作及資料分析整理
・配合公司新品上市、活動及其他專案執行
・重要事項主動提醒主管並追蹤後續結果
・其他主管交辦事項

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工作核心

這個職位最重要的是：記錄 → 整理 → 執行 → 追蹤 → 回報 → 完成
的工作習慣。

我們希望找到的不是只等待主管交代工作的行政人員，而是一位能夠主動掌握事情進度、發現問題、提醒主管，並追蹤到事情完成的工作夥伴。

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我們希望你具備

・做事細心、有條理，對數字及資料具有基本敏感度
・責任感強，交辦事項能主動追蹤並回報結果
・熟悉 Word、Excel 等基本文書軟體
・具備良好的溝通及跨部門協調能力
・能同時處理不同類型工作，並安排事情的優先順序
・遇到不清楚的事情願意主動詢問。
・工作有紀錄、有進度、有結果
・願意學習食品產業、人資、採購、電商及公司營運相關工作

加分條件

・具行政助理、主管助理、採購助理或電商相關工作經驗
・具有食品公司、食品工廠或餐飲相關產業經驗
・熟悉 Excel 報表製作
・熟悉 ERP、進銷存或訂單管理系統
・熟悉蝦皮、官網或其他電商平台後台操作
・具基本帳務、發票及對帳概念
・會使用 AI 工具協助資料整理、文案、表格及行政工作者佳

我們希望找到一位可以與公司一起成長，逐步熟悉公司營運，成為主管與各部門之間重要行政協調窗口的長期工作夥伴。