行政暨總務專員

「這不只是一份處理文書與庶務的工作，而是公司行政運作、資訊整合與制度建置的重要角色。您將協助我們把每天發生的事情整理成可被管理的資訊，把零散的經驗轉化為公司長期可以累積的制度。」

> 工作內容 <

一、建立公司的日常運作秩序
接聽公司來電，協助電話轉接、事項記錄及後續追蹤
負責訪客、客戶及廠商接待與來訪登記
管理公司信件、文件及包裹的收發、分類、登記與轉交
協助辦公用品、文具、清潔用品等物資的採購、補充及盤點
維護辦公室、門市、會議空間及茶水間的正常運作

二、建立清楚的溝通秩序
統一管理公司 Email、LINE及相關行政溝通管道
協助整理會議記錄、溝通紀錄、待辦事項及決議內容
發布內部公告，並追蹤同仁是否已閱讀及執行
協助聯繫客戶、廠商與內部同仁，確保資訊正確傳達
將零散訊息整理成清楚、可查詢及可追蹤的紀錄

三、建立公司的數位資料秩序
協助建置及維護公司 Notion 知識庫
整理各部門的工作流程、SOP、表單、規章及公告
協助建立客戶、專案、廠商、文件及行政資料的分類方式
定期檢查資料是否完整、正確並持續更新
協助公司將散落於LINE、Excel、紙本及NAS中的資訊逐步整合

四、協助資訊設備與系統管理
協助管理公司電腦、網路、印表機及相關資訊設備
管理公司 Email、Microsoft、ERP、NAS及其他系統帳號
協助新進同仁進行帳號建立、權限設定及設備交接
遇到系統或設備問題時，負責聯繫廠商並追蹤處理進度
協助維護公司官網及相關數位平台的基本資料

五、參與AI與數位工具導入
運用 ChatGPT等AI工具，提升行政與資料整理效率
協助測試適合公司使用的數位工具及自動化流程
將重複性的行政工作逐步流程化、表單化及系統化
協助團隊建立更快速、更清楚且更不容易出錯的工作方式

我們期待您具備

大學以上學歷，科系不限
具一年以上行政、總務、秘書或相關工作經驗
熟悉Microsoft Office，包括Word、Excel、PowerPoint及Outlook
具備Notion使用經驗，或對數位資料管理有高度學習意願
願意使用ChatGPT等AI工具協助日常工作
做事細心、有條理，能同時管理多項任務
具備良好的文字整理、溝通及追蹤能力
遇到問題時，願意主動釐清原因並提出解決方式
不只是等待指令，而是能觀察流程中有哪些事情需要被補強

加分條件
曾參與公司制度、SOP或知識庫建置
具ERP、NAS、Microsoft 365或其他企業系統操作經驗
曾任職於新創公司、中小企業、工程公司或快速成長中的團隊
對流程優化、數位轉型及AI應用有興趣

您適合這份工作的樣子
看見桌面混亂時，會想辦法整理分類
收到訊息後，會記得確認是否已經完成
發現資訊散落各處時，會思考如何集中管理
面對不熟悉的工具，願意先研究、測試再提出做法
喜歡把複雜的事情整理成簡單、清楚且可執行的流程
希望自己的工作不只是完成交辦，而是能真正改善公司的運作方式

※ 具防火管理員或營造業職安相關證照者尤佳