行政特助／主管特別助理

一、工作內容

1. 主管交辦事項與工作進度追蹤

• 協助老闆處理公司日常行政及營運相關事務。
• 負責記錄、追蹤主管交辦事項，定期回報執行進度。
• 協助整理工作計畫、會議紀錄及重要事項。
• 協助安排會議、行程及其他相關事務。
• 主動追蹤待辦事項，確保各項工作按時完成。

2. 文書處理與文件管理

• 負責公司日常文件製作、編輯、整理及歸檔。
• 協助製作報價單、訂單、合約、請款文件及其他業務資料。
• 負責紙本文件及電子檔案管理。
• 協助整理客戶、供應商及公司營運相關資料。

3. 費用報銷及會計師事務所對接

• 負責整理公司日常費用報銷單據、發票、收據及相關憑證。
• 核對報銷資料及費用明細，確保單據完整。
• 定期彙整公司收入、支出及相關帳務資料。
• 配合會計師事務所提供帳務及稅務申報所需文件。
• 協助追蹤請款、付款及相關行政流程。

4. 人事及員工行政管理

• 協助整理員工出勤、請假及加班紀錄。
• 彙整薪資計算所需資料。
• 協助處理勞保、健保、勞退及員工相關行政文件。
• 負責員工人事資料及相關文件管理。

5. 業務及營運行政支援

• 協助處理國內外客戶的報價單、訂單及合約文件。
• 協助整理客戶及供應商資料。
• 追蹤業務文件、請款及其他行政事項的處理進度。
• 配合公司營運需求，協助處理其他相關事務。

二、任職條件

• 學歷要求：大專以上。
• 性別要求：男女不拘。
• 工作經驗：3 年以上行政助理、主管特助、業務助理或相關工作經驗。
• 熟悉 Microsoft Word、Excel 等辦公室軟體。
• 具備良好的文書處理、資料整理及溝通協調能力。
• 工作細心、負責、積極主動，具備良好的時間管理能力。
• 能獨立處理行政事務，並主動追蹤及回報工作進度。
• 具備基本數字概念，能妥善整理費用單據及帳務資料。
• 不要求英文能力。

三、我們希望你具備的特質

1. 細心負責： 能妥善管理文件、單據及各項行政資料。
2. 主動積極： 能主動追蹤工作進度，不需主管反覆提醒。
3. 具備執行力： 能將主管交辦事項落實完成。
4. 值得信賴： 能妥善處理公司內部資料及機密文件。
5. 獨立作業： 具備實務工作經驗，能獨立處理日常行政工作。

四、公司期待

我們正在尋找一位具備 3 年以上工作經驗、細心負責且具備執行力的行政特助，協助公司處理日常行政、單據管理、會計資料整理、人事行政及主管交辦事項。

我們重視工作效率、責任感與主動性，希望你能成為老闆在日常營運上的得力助手，協助公司建立有條理、高效率的行政管理流程。