行政主管

【主要工作內容】

1. 公司行政與營運管理

統籌公司日常行政、總務及辦公室營運事務。

建立及優化行政管理制度、標準作業程序（SOP）與內部工作流程。

協助執行長推動公司營運管理及重要行政決策。

管理公司文件、合約、印鑑、資產及行政紀錄。

協調各部門行政需求，確保日常營運順暢。

規劃行政預算、控管費用並提出流程改善建議。

2. 人事行政與人力資源管理

協助人員招募、履歷篩選、面試安排及錄用流程。

辦理員工報到、離職、勞健保及相關人事行政作業。

協助建立員工出勤、請假、薪資及績效管理制度。

維護人事資料、勞動契約及相關管理文件。

協助規劃員工教育訓練、福利及內部溝通活動。

配合外部人資或勞務顧問處理勞動法規相關事務。

3. 財務行政與會計協調

協助公司日常費用管理、請款、核銷及付款流程。

整理發票、憑證、費用報表及相關財務行政資料。

協調外部記帳士、會計師及財務顧問處理帳務與申報事項。

協助建立預算管理、採購請款及費用審核流程。

整理公司營運成本、行政支出及預算執行報告。

協助政府補助計畫之經費管理及核銷行政作業。

4. 採購、總務與資產管理

負責辦公室設備、耗材及一般行政採購管理。

協助供應商詢價、比價、採購及合約管理。

建立公司固定資產、設備及物品管理清冊。

協助辦公室環境、安全及設備維護管理。

協調租賃、保險、設備維護及外部服務廠商。

支援研發部門之行政採購、設備管理及供應商聯繫。

5. 股東、董事會與公司治理行政

協助董事會、股東會及公司重要會議之行政安排。

準備會議通知、議程、相關文件及會議紀錄。

協助整理股東資料、董事會決議及公司治理文件。

擔任股東、董事、會計師、律師及外部專業顧問之行政聯絡窗口。

協助公司登記、變更登記及相關法定行政事項。

配合公司管理團隊執行董事會決議事項及進度追蹤。

6. 政府計畫與專案行政支援

協助 SBIR、產業發展及其他政府補助計畫之行政管理。

整理政府計畫申請文件、合約、憑證及核銷資料。

協助追蹤計畫執行時程、行政文件及經費使用。

協調政府機關、法人、學校及外部合作單位之行政事項。

協助專案審查、成果報告及結案行政作業。

7. 跨部門協調與管理制度建立

協助建立部門分工、行政流程及內部溝通機制。

追蹤跨部門行政事項與重要工作進度。

協助建立文件版本管理、簽核流程及權限管理制度。

推動行政數位化、流程自動化及 AI 工具應用。

定期向管理團隊彙報行政工作、營運問題及改善建議。

【應徵條件】

必要條件

專科或大學以上學歷，企業管理、人力資源、財務會計、行政管理或相關科系尤佳。

具備 3 年以上行政、總務、人事或企業營運相關工作經驗。

具備良好的組織管理、跨部門協調及問題解決能力。

熟悉 Word、Excel、PowerPoint 等辦公室軟體。

具備行政文件、管理報表及工作流程撰寫能力。

具備基本勞動法規、人事行政及企業營運管理概念。

做事細心、負責，具備良好職業倫理及保密觀念。

能獨立規劃工作、建立制度並追蹤執行成果。

加分條件

具備科技業、半導體、通訊、航太或新創公司行政管理經驗。

曾擔任行政主管、辦公室經理、營運管理或人資行政主管。

具備公司制度建立、流程優化及組織擴編經驗。

熟悉勞基法、勞健保、人事制度及薪資行政作業。

具備財務行政、預算管理、採購或成本控制經驗。

具備董事會、股東會、公司治理或公司登記相關經驗。

具備 SBIR、產發或政府補助計畫行政及核銷經驗。

具備英文商務書信及基本英文溝通能力。

熟悉 ERP、HR 系統、電子簽核或行政數位化工具。

熟悉 ChatGPT、Excel 自動化或其他 AI 辦公工具。

【我們期待的人格特質】

組織管理能力佳： 能有效安排工作、建立流程及管理行政事項。

主動積極： 能主動發現營運問題並提出改善方案。

細心可靠： 重視文件正確性、時程及資訊保密。

溝通協調能力佳： 能與管理團隊、員工及外部合作單位有效合作。

具備制度思維： 能建立適合公司規模的管理機制，而非僅處理日常行政。

重視效率： 願意導入數位工具及流程改善方法。

適應新創環境： 能接受多元任務，並隨公司成長調整工作方式。

【職涯發展】

本職位將參與公司營運管理及制度建立，未來可依個人能力與公司發展，朝以下方向發展：

資深行政主管／Senior Administration Manager

行政暨人資經理／Administration & HR Manager

營運經理／Operations Manager

行政管理處主管／Head of Administration

營運總監／Operations Director

【加入亞伯星創，你將有機會】

參與科技新創公司從早期營運到組織成長的管理制度建立。

直接與執行長及管理團隊合作，參與公司營運與管理流程。

接觸衛星通訊、半導體及太空科技產業。

協助建立人事、財務行政、總務及公司治理制度。

參與政府計畫、產學合作及國際商務相關行政專案。

隨公司發展逐步承擔更完整的營運管理責任。

我們期待一位具備管理能力、責任感與執行力的行政夥伴，加入亞伯星創，共同建立有效率且具成長性的公司營運制度。