行政助理｜文件管理・流程追蹤・跨部門協調｜營運支援

【職缺定位】

我們正在招募行政助理／行政專員（Administrative Assistant），負責公司日常行政作業、文件管理、資料整合、流程追蹤、會議支援、採購行政、費用管理、跨部門協調及主管交辦事項執行。此職位是公司營運體系中不可或缺的重要角色，協助維持資訊流通、文件完整、流程順暢與行政效率，讓各部門能專注於核心工作並提升整體執行品質。

這不是一份只負責接聽電話、收發信件、影印掃描、安排會議或處理零星庶務的職缺。我們希望找到的是能夠整理資訊、掌握細節、追蹤進度、協助協調並推動事項完成的人。行政工作的價值不在於完成多少文書，而在於能否讓資訊清楚、流程順暢、責任明確，並讓每一項工作都能被有效追蹤與落實。

你將參與各類行政事項的執行與管理，包含文件建檔、資料整理、會議安排、會議紀錄、採購行政、費用申請、資料彙整、教育訓練行政、表單管理、行政流程追蹤及主管支援等工作。過程中會接觸不同部門同仁、供應商、外部合作單位及主管團隊，因此除了行政能力之外，也需要具備良好的溝通能力、協調能力與資訊整合能力。

行政工作的本質並非單純執行交辦事項，而是在大量資訊、文件與流程之間建立秩序。當資訊散落在不同信件、表單、檔案與對話紀錄中時，你需要協助整理出重點；當事項同時進行且進度不一致時，你需要協助掌握狀態；當工作卡關或資訊不完整時，你需要協助確認問題並追蹤後續處理情況。透過這些工作，讓公司整體運作更有效率、更有條理。

我們希望你不只是被動等待工作指派，而是能主動確認工作進度、追蹤待辦事項並協助推動事情往前進。很多行政工作的成果不會直接出現在報表或數字上，但會實際影響主管決策效率、部門協作品質及整體工作節奏。當資料正確、文件完整、流程清楚時，團隊可以節省大量溝通成本；當資訊混亂或缺乏追蹤時，即使再優秀的人才也可能因資訊不足而降低工作效率。

在這個職位上，你將接觸公司營運過程中的許多重要資訊與流程，因此需要具備良好的保密觀念、責任感與執行力。除了完成日常行政工作之外，也需要學習如何建立管理邏輯、規劃資料架構、改善工作方式及提升行政效率。公司重視的不只是執行能力，更重視你是否具備持續優化與改善工作的思維。

隨著企業運作模式逐漸數位化，行政工作也持續轉型。我們希望透過雲端工具、數位表單、資料管理工具及協作平台，建立更有效率的工作模式。因此你將有機會接觸 Google Workspace、Google Drive、Google Sheets、Google Docs、Google Forms、Excel、Word、PowerPoint 及各類數位管理工具，協助建立更透明、更容易追蹤的行政管理機制。

你不需要一開始就具備所有技能，但需要願意學習並持續成長。透過日常工作累積，你將學習到文件管理、資料管理、流程管理、跨部門協調、會議管理、採購行政、費用管理及主管支援等能力。這些能力不僅適用於行政工作，也能成為未來發展行政專員、資深行政、管理部專員、專案助理、營運助理、部門主管或營運管理職位的重要基礎。

【工作核心目標】

讓公司行政流程能夠順利運作，降低因資訊不完整、資料遺漏或流程延誤所造成的影響。

讓各類文件、紀錄、表單及資料能被妥善管理、快速查詢並具備追溯能力。

讓主管及各部門在需要資訊時能夠快速取得正確內容，提升工作效率與決策品質。

讓會議安排、待辦事項、採購流程、請款流程、簽核流程及各項行政事項能夠依計畫推進。

讓各部門之間的資訊傳遞更加清楚一致，減少重複溝通與資訊落差。

讓主管交辦事項具備清楚的進度管理與追蹤機制，避免工作遺漏或延誤。

讓公司行政管理逐步數位化、制度化與標準化，提高整體管理效率與資料品質。

讓每一項工作都能有清楚紀錄、明確責任與可查詢的執行狀態。

【我們期待你成為的角色】

我們希望找到的不是只會接收工作的人，而是能夠協助推動事情完成的人。

當主管需要資料時，你能快速找到正確資訊並完成整理。

當會議結束後，你能協助整理待辦事項並追蹤執行進度。

當文件缺漏或資料不完整時，你能主動確認問題來源並協助補齊。

當工作流程卡關時，你能協助聯繫相關人員、確認進度並持續追蹤。

當多項工作同時進行時，你能協助整理優先順序並掌握執行狀況。

我們相信優秀的行政人員不只是支援者，更是維持組織穩定運作的重要推動者。你的工作成果可能不像業務開發或專案執行那樣直接被看見，但會深刻影響整個團隊的工作效率與執行品質。當你能把混亂的資訊整理成有條理的資料、把零散的工作轉化為可追蹤的事項、把模糊的需求整理成可執行的內容時，你所創造的價值將遠超過一般行政工作的範圍。