業務助理

職務說明

業務助理是公司與客戶、業務及內部各部門之間的重要溝通窗口，不只是處理行政工作，更需要協助掌握訂單、客戶需求、報價及出貨進度。

我們重視工作態度、責任感及學習能力，將依照個人的工作能力、熟練程度及實際表現，提供階段性調薪與發展機會，並依公司制度享有相關獎金及福利。

★主要工作內容★

1. 訂單處理與進度追蹤－使用鼎新 ERP 系統進行訂單建立、內容確認、修改及出貨進度追蹤，確保訂單資料正確並順利完成。
2. 客戶聯繫與關係維護－協助回覆客戶電話、LINE及電子郵件等訊息，處理訂購、產品、配送及其他相關問題，維持良好的客戶關係。
3. 產品報價與資料提供－協助製作及整理產品報價單，提供產品規格、價格及相關資訊，並協助產品介紹、樣品安排及後續追蹤。
4. 公司及產品資訊傳達－向客戶傳達及說明公司重要公告、產品資訊、活動內容、價格調整及其他業務相關訊息。
5. 帳款及對帳通知－協助整理客戶帳款與對帳資料，進行付款通知，並配合會計人員追蹤款項進度。
6. 跨部門溝通協調－協助與業務、生產、倉庫、物流及會計等部門進行溝通，確認訂單、交期、出貨及客戶需求。
7. 業務行政作業－整理客戶資料、產品資料、報價紀錄、銷售紀錄及相關文件，協助製作報表、會議資料及簡報。
8. 工作進度回報與異常處理－主動追蹤負責事項，發現訂單、交期、價格或客戶需求有異常時，立即向主管回報並協助處理。
9. 其他行政事務及主管交辦事項

【我們希望你具備】

• 熟悉基本電腦及文書處理操作。
• 具備 Excel、Word、PowerPoint 基本使用能力。
• 做事細心、負責，對數字及資料具有基本敏感度。
• 具備良好的溝通能力及服務態度。
• 能主動追蹤工作進度，不等待他人反覆提醒。
• 能妥善安排工作優先順序，並配合團隊共同完成任務。
• 願意學習公司產品、訂單流程及系統操作。

【我們重視的工作態度】

這份工作需要處理的事項較多元，但公司會提供相關工作流程及系統操作說明。我們不要求一開始什麼都會，更重視願意學習、細心負責、主動追蹤及遇到問題能即時回報。只要具備良好的工作態度及學習能力，公司願意培養，並依照能力成長給予相對應的薪資與發展機會。

【加分條件】

• 具業務助理、行政助理、客服或訂單處理相關經驗。
• 曾使用鼎新 ERP 或其他 ERP 系統。
• 具食品、餐飲、批發、製造業或相關產業經驗。
• 熟悉 Excel 函數、報表整理或簡報製作。
• 能運用 AI 工具協助資料整理、文案撰寫、報表製作及工作流程優化。
• 具備基礎圖片編輯、資料分析或流程改善能力。