Zagoriy Foundation: Бізнес-асистент/ка CEO

Бізнес-асистент(-ка) CEO

Про Zagoriy Foundation
Zagoriy Foundation — лабораторія соціальних проєктів, яка досліджує суспільно важливі проблеми, створює та тестує рішення, перетворює їх на дієві моделі й масштабує через партнерства.
Ми розвиваємо ZF як інституцію повного циклу соціальної дії: від дослідження проблеми та формування гіпотези — до реалізації, вимірювання впливу, систематизації досвіду та передачі моделей іншим.
Наша місія — уможливлювати позитивні сценарії майбутнього України.
Майбутнє не трапляється саме. Воно формується через системні, повторювані та вимірювані дії — і саме такі системи ми прагнемо створювати.

Чому ця роль важлива саме зараз
Zagoriy Foundation зростає як портфель соціальних проєктів і як інституція. Збільшується кількість управлінських рішень, міжфункціональних залежностей, звітів, показників, партнерств і зовнішніх можливостей.
CEO одночасно працює зі стратегією організації, ефективністю проєктів, якістю управління, даними, командою, розвитком партнерств та публічним представленням експертизи ZF. Значна частина часу при цьому витрачається не на власне прийняття рішень, а на:

• повторний контроль уже погоджених домовленостей;
• пошук і перевірку управлінської інформації;
• з’ясування, чи працюють погоджені метрики й процеси;
• нагадування про задачі, які можуть загубитися між функціями;
• ручне збирання контексту перед зустрічами;
• завершення операційних «хвостів» поза межами робочого дня.

Для ZF уже є принципово важливими системність, увага до даних, відстеження результатів у динаміці та побудова єдиної управлінської інфраструктури. Водночас організація проходить етап, коли окремі процеси, показники та контури відповідальності ще потребують доопрацювання.
Тому ми відкриваємо роль, яка створить для CEO надійний операційний і аналітичний контур: допоможе переводити рішення в дії, вчасно бачити ризики, контролювати якість управлінської інформації та звільняти увагу CEO для стратегічних задач.
Це не класична роль персонального асистента. Ми шукаємо розумного, самостійного й аналітичного партнера для роботи на стику управління, даних, проєктної координації та виконання.

Вплив ролі на місію ZF
Zagoriy Foundation працює для того, щоб суспільно важливі зміни не залежали лише від окремих людей, а ставали системними, відтворюваними практиками.
Для цього недостатньо створити сильну ідею. Потрібно:

• перетворити її на конкретні рішення;
• забезпечити виконання;
• збирати достовірні дані;
• бачити результат у динаміці;
• вчасно виявляти проблеми;
• фіксувати й передавати накопичений досвід.

Вплив цієї ролі на місію полягає в тому, що більше управлінських рішень будуть завершуватися реальними змінами, а результати проєктів — ставати видимими, вимірюваними та придатними для подальшого масштабування.

Місія ролі
Підвищувати управлінську ефективність CEO та надійність виконання ключових рішень Zagoriy Foundation.
Людина в цій ролі допомагатиме:

• переводити рішення і домовленості в конкретні дії;
• забезпечувати своєчасне виконання та завчасну ескалацію ризиків;
• перевіряти повноту і якість управлінської інформації;
• готувати структуровану основу для рішень CEO;
• підтримувати ефективну систему роботи й пріоритетів CEO;
• перетворювати накопичену управлінську експертизу на професійний і репутаційний капітал.

Основний принцип ролі:
Не просто нагадувати, що щось потрібно зробити, а забезпечувати замкнений управлінський цикл: рішення → відповідальний → дія → перевірка результату → висновок → наступне рішення.

Основні сфери відповідальності
1. Контроль виконання рішень і домовленостей CEO

• Фіксувати ключові рішення, домовленості, відповідальних, строки та очікувані результати.
• Перетворювати обговорення на зрозумілий план наступних дій.
• Підтримувати єдиний CEO action tracker.
• Контролювати виконання міжфункціональних задач і домовленостей.
• Перевіряти не лише факт закриття задачі, а й відповідність результату погодженій меті.
• Завчасно виявляти ризики зриву строків або неповного виконання.
• Ескалювати CEO лише ті питання, які справді потребують її рішення.
• Готувати щотижневий огляд виконання рішень, ризиків і відкритих питань.

2. Performance-контроль і якість управлінської інформації

• Перевіряти повноту регулярної звітності проєктів і функцій перед її розглядом CEO.
• Контролювати, чи мають ключові проєкти погоджені показники результативності та впливу.
• Перевіряти, чи показники можна аналізувати в динаміці.
• Помічати відсутні дані, суперечності, аномалії та незрозумілі зміни.
• Звіряти інформацію між звітами, презентаціями, дашбордами й управлінськими документами.
• Контролювати, чи налаштоване вимірювання важливих цифрових і проєктних дій.
• Збирати пояснення від власників даних і готувати для CEO короткі висновки.
• Стежити за виконанням рішень, ухвалених за результатами аналізу показників.

Роль не передбачає самостійної побудови всієї системи impact-вимірювання або складних BI-рішень. Завдання — забезпечувати, щоб потрібні дані існували, були зрозумілими, коректними та використовувалися в управлінні.
3. Підготовка управлінських рішень

• Збирати й структурувати інформацію перед важливими зустрічами та рішеннями.
• Готувати короткі decision briefs і one-page summaries.
• Формулювати проблему, доступні варіанти, ризики й інформаційні прогалини.
• Збирати позиції учасників і визначати точки розбіжностей.
• Готувати питання, які допоможуть CEO швидше дійти до рішення.
• Після ухвалення рішення переводити його у план дій та систему контролю.
• Проводити базовий desk research для внутрішніх управлінських задач.

Очікуваний формат матеріалів:
Контекст → проблема → дані → варіанти → ризики → рекомендація → необхідне рішення.
4. Контроль портфеля проєктів і міжфункціональних залежностей

• Підтримувати актуальну картину ключових пріоритетів і контрольних точок портфеля.
• Відстежувати міжфункціональні залежності між проєктами, аналітикою, комунікаціями, партнерствами та корпоративними функціями.
• Фіксувати ризики, блокери й рішення, які потребують уваги CEO.
• Стежити, щоб погоджені функції та експерти були вчасно залучені до проєктів.
• Допомагати в підготовці регулярних портфельних і звітних зустрічей.
• Виявляти повторювані системні проблеми, а не лише окремі затримки.
• Ініціювати опис або покращення процесу, якщо одна й та сама проблема виникає регулярно.

5. Операційна система роботи CEO

• Допомагати формувати ключові пріоритети CEO на тиждень і місяць.
• Стежити, щоб календар відповідав стратегічним пріоритетам, а не лише вхідним запитам.
• Захищати час CEO для стратегічної, аналітичної й інтелектуальної роботи.
• Готувати матеріали та контекст до важливих зустрічей.
• Контролювати наявність мети, порядку денного та очікуваного результату зустрічей.
• Групувати питання, які потребують рішення CEO.
• Формувати та вдосконалювати регулярні управлінські ритуали CEO.

6. Систематизація професійної експертизи CEO
У взаємодії з командою комунікацій, партнерств та впливу:

• вести банк управлінських кейсів, підходів, результатів і висновків CEO;
• фіксувати ідеї та професійні спостереження, які можуть стати основою для виступів, публікацій або навчальних матеріалів;
• збирати факти, дані й приклади, що підтверджують експертизу;
• допомагати систематизувати підходи до побудови ефективних соціальних проєктів та інституцій;
• підтримувати перелік релевантних професійних можливостей: конференцій, подкастів, експертних дискусій, професійних спільнот;
• допомагати перетворювати внутрішній досвід ZF на корисні для ринку знання.

7. Обмежена організаційна підтримка

• Координація календаря та зустрічей у тій частині, яка напряму впливає на пріоритети та ефективність CEO.
• Організація окремих відряджень, робочих подій і зовнішніх зустрічей.
• Підготовка коротких довідок про організації, партнерів та учасників зустрічей.
• Контроль follow-up після важливих зустрічей.

Організаційна підтримка є частиною ролі, але не її основним змістом.

Мандат ролі
Для виконання своїх задач Executive Operations & Performance Associate матиме право:

• запитувати статуси, строки, дані й підтвердження виконання погоджених задач;
• працювати з проектною і функціональною звітністю;
• повертати матеріали на доопрацювання, якщо в них немає необхідної інформації;
• нагадувати про домовленості й контрольні точки від імені CEO;
• ескалювати ризики та затримки відповідно до погоджених правил;
• запитувати додатковий контекст, необхідний для підготовки управлінського рішення.

Водночас людина в цій ролі:

• не змінює пріоритети проєктів самостійно;
• не дає функціональних вказівок без відповідного мандата;
• не забирає відповідальність у керівників проєктів і функцій;
• не виступає «контролером команди» або неформальним заступником CEO.

Ключові hard skills
Обов’язкові

• Досвід у проєктному, операційному менеджменті, PMO, CEO Office або координації складних міжфункціональних задач.
• Уміння перетворювати обговорення й неструктуровану інформацію на конкретний план дій.
• Досвід ведення task- та action-tracking систем.
• Впевнена робота з таблицями, показниками, базовою аналітикою та візуалізацією даних.
• Розуміння базової логіки KPI, результативності, конверсій, динаміки й порівняння показників.
• Уміння перевіряти звітність на повноту, логічність і суперечності.
• Навичка підготовки коротких аналітичних записок, звітів і презентацій.
• Уміння швидко проводити desk research і перевіряти джерела.
• Впевнена робота з Google Workspace або Microsoft Office.
• Досвід роботи з системами управління задачами й проєктами.
• Грамотна письмова українська мова.
• Англійська мова на рівні, достатньому для роботи з джерелами та професійного листування.

Буде перевагою

• Досвід роботи з Worksection, Notion, Airtable або аналогічними системами.
• Базове розуміння Power BI, Looker Studio, Tableau або інших BI-інструментів.
• Досвід роботи з GA4, вебаналітикою або системами подієвого трекінгу вважатиметься перевагою
• Досвід у соціальному, громадському, дослідницькому або консалтинговому секторі.
• Досвід роботи безпосередньо з CEO, засновником або керівником великої функції.
• Розуміння impact measurement, theory of change, unit economics або продуктової аналітики.

Ключові soft skills
Системне мислення
Здатність бачити не лише окрему задачу, а весь процес, його залежності, ризики та наслідки.
Аналітичність і критичне мислення
Уміння не просто зібрати інформацію, а перевірити її, побачити прогалини й сформулювати висновок.
Ownership
Готовність брати відповідальність за проходження задачі від домовленості до перевіреного результату.
Follow-through
Здатність не втрачати задачі після першого нагадування й послідовно доводити їх до завершення.
Здорова наполегливість
Готовність ставити незручні, але необхідні питання, уточнювати строки, повертатися до невиконаних домовленостей і просити підтвердження результату.
Ясність і лаконічність
Уміння з великого обсягу інформації виділити головне й передати його без зайвого шуму.
Політична чутливість
Здатність працювати з різними ролями, інтересами й рівнями відповідальності, не руйнуючи довіру та робочі відносини.
Конфіденційність
Зрілість у роботі з чутливою управлінською, кадровою, фінансовою та партнерською інформацією.
Висока швидкість навчання
Готовність швидко розбиратися в нових сферах, проєктах, даних і професійних контекстах.
Спокій у неоднозначності
Здатність працювати в ситуаціях, де задача ще не має готового алгоритму, а структура має бути створена самостійно.


Підпорядкування: CEO Zagoriy Foundation
Тісна взаємодія з: керівниками проєктів, Проєктним офісом, напрямом Impact & Data, директоркою з комунікацій, партнерств та впливу, HR, фінансовою, юридичною та іншими корпоративними функціями.


Перші 30 днів
Ціль
Зрозуміти систему роботи CEO, портфель ZF, ключові управлінські процеси та точки, де втрачається час, інформація або контроль.
Ключові дії

• Провести серію робочих зустрічей із CEO.
• Ознайомитися зі стратегією, OKR, структурою, проєктами та основними функціями ZF.
• Зрозуміти регулярний цикл управління: зустрічі, звіти, рішення, контрольні точки.
• Проаналізувати календар і типове навантаження CEO.
• Зібрати всі активні рішення, домовленості та задачі, які перебувають на контролі CEO.
• Сформувати правила фіксації рішень і формат щотижневого огляду.
• Погодити з CEO правила пріоритезації та ескалації.
• Ознайомитися з основними формами звітності проєктів.
• Визначити 3–5 найбільших джерел операційного навантаження CEO.
• Почати вести банк професійних кейсів, ідей та управлінських спостережень CEO.

Критерії успіху

• Є зрозуміла карта регулярних управлінських процесів CEO.
• Усі актуальні рішення та задачі зібрані в одному робочому просторі.
• Запущено щотижневий CEO review.
• Для кожної ключової задачі зафіксовані відповідальний, строк і очікуваний результат.
• Погоджені правила, коли асистент діє самостійно, а коли звертається до CEO.
• Визначені основні точки втрати часу й інформації.
• CEO більше не тримає всі ключові домовленості лише у власній пам’яті.

Перші 60 днів
Ціль
Стабілізувати систему виконання рішень, контролю звітності та підготовки управлінської інформації.
Ключові дії

• Запустити єдиний стандарт фіксації рішень після ключових зустрічей.
• Сформувати чекліст якості управлінської звітності.
• Створити першу версію портфельного огляду проєктів.
• Налаштувати регулярне відстеження ризиків і міжфункціональних залежностей.
• Визначити типові задачі, які можна повністю забрати з операційного поля CEO.
• Разом із відповідальними перевірити вимірювання 2–3 ключових цифрових або проєктних показників.

Критерії успіху

• Ключові рішення фіксуються протягом одного робочого дня.
• Прострочені задачі або ризики виявляються до дедлайну.
• CEO отримує звітність із попередньо виявленими прогалинами та питаннями.
• Є актуальна картина основних ризиків і контрольних точок портфеля.
• Щонайменше один тип регулярних операційних задач повністю переданий асистенту.
• Важливі зустрічі мають підготовлений контекст і очікуваний результат.
• CEO витрачає менше часу на ручний пошук статусів і повторні нагадування.

Перші 90 днів
Ціль
Перейти від реактивного контролю окремих задач до проактивного управлінського й аналітичного супроводу CEO.
Ключові дії

• Проаналізувати повторювані затримки, інформаційні прогалини й системні проблеми.
• Запропонувати зміни до 2–3 управлінських процесів.
• Налаштувати стабільний формат CEO dashboard або executive summary.
• Забезпечити базовий QA ключової проєктної звітності.
• Запустити регулярний огляд показників і відхилень, які потребують управлінської реакції.
• Оцінити, які задачі продовжують невиправдано залежати від особистої участі CEO.
• Запропонувати план їх делегування або систематизації.
• Описати 3–5 управлінських кейсів CEO у форматі, придатному для подальшої публічної або освітньої роботи.
• Провести спільну оцінку ефективності перших 90 днів.

Критерії успіху

• CEO отримує коротку й актуальну картину виконання, ризиків і необхідних рішень.
• Більшість ключових задач або виконуються вчасно, або завчасно ескалюються.
• У звітності менше неповних, суперечливих або непояснених даних.
• Асистент самостійно веде погоджений контур контролю без постійних нагадувань CEO.
• Виявлено й розпочато усунення щонайменше двох повторюваних системних проблем.
• CEO має більше захищеного часу для стратегічної та аналітичної роботи.
• Створена базова система накопичення професійної експертизи, кейсів і зовнішніх можливостей.

Очікувані outcomes через 6–12 місяців
Надійний контур виконання
Усі ключові рішення CEO мають відповідальних, строки, очікуваний результат і зрозумілий статус.
Менше управлінських сюрпризів
Ризики, затримки й інформаційні прогалини виявляються завчасно, а не після порушення строків або виникнення проблеми.
Якісніша звітність
CEO отримує не набір цифр, а перевірену управлінську інформацію з динамікою, поясненнями й визначеними питаннями.
Швидші рішення
До важливих питань завчасно підготовлені контекст, дані, варіанти та ризики.
Менша операційна залежність від CEO
Частина контролю, підготовки та координації відбувається без особистого втручання CEO.
Більше стратегічного часу
CEO має більше часу на стратегію, розвиток команди, ефективність проєктів, партнерства й зовнішнє представлення організації.
Систематизована експертиза
Ключові управлінські підходи, кейси та результати CEO не втрачаються, а перетворюються на матеріали, корисні для команди, партнерів і професійного поля.
Посилення професійної присутності CEO
CEO системно представлена як керівниця, яка вміє будувати складні соціальні системи, працювати з даними, ефективністю та вимірюваним впливом.

Основні виклики ролі

• Одночасна робота з великою кількістю різних проєктів і контекстів.
• Необхідність швидко розуміти нові сфери без занурення в кожну з них як функціональний експерт.
• Робота через вплив і довіру, а не лише через формальні повноваження.
• Баланс між здоровою наполегливістю та повагою до відповідальності керівників.
• Необхідність перевіряти якість виконання, не перетворюючись на мікроменеджера.
• Нерівна зрілість процесів, звітності та даних у різних проєктах.
• Велика кількість конфіденційної інформації та чутливих управлінських контекстів.
• Високі вимоги до швидкості, точності та якості синтезу.
• Необхідність працювати з задачами, які спочатку можуть бути сформульовані нечітко.
• Потреба самостійно створювати структуру там, де її ще немає.
• Ризик стати додатковою ланкою бюрократії замість того, щоб скорочувати шлях від рішення до результату.

Чого не буде в цій ролі

• Переважно побутових або персональних доручень.
• Ролі секретаря, який лише веде календар і організовує поїздки.
• Нескінченного виконання дрібних доручень без розуміння їхньої мети.
• Пасивного очікування детальних інструкцій від CEO.
• Відповідальності за нагадування без права запитати результат або ескалювати ризик.
• Виконання роботи замість керівників проєктів або функцій.
• Відповідальності за показники, на які роль не має прямого впливу.
• Позиції «внутрішнього контролера» або людини, яка шукає винних.
• Самостійного ухвалення стратегічних рішень від імені CEO.
• Очікування доступності 24/7.
• Оцінки роботи за кількістю надісланих нагадувань або проведених зустрічей.

Як виглядає успіх у цій ролі
Людина успішна в ролі, якщо CEO може бути впевнена, що:

• ключові рішення не загубляться;
• домовленості матимуть відповідальних і завершення;
• про ризик вона дізнається до того, як він стане проблемою;
• перед рішенням отримає достатньо інформації, а не масив неструктурованих матеріалів;
• звітність пройшла базову перевірку й містить відповіді на поставлені питання;
• дані збираються не «для звіту», а використовуються для управління;
• команда розуміє, що саме має бути зроблено і навіщо;
• її власна увага не витрачається на постійне відновлення контексту;
• важливі професійні кейси, контакти й можливості не втрачаються;
• робочий день рідше продовжується через задачі, які можна було завчасно організувати або делегувати.

Як ми будемо вимірювати ваш вплив
Ми оцінюватимемо не кількість виконаних доручень, а те, наскільки надійнішою, швидшою й якіснішою стала управлінська система CEO.
Надійність виконання

• Частка ключових рішень, зафіксованих із відповідальним, строком і результатом.
• Частка задач, виконаних вчасно або завчасно ескальованих.
• Кількість домовленостей, які були втрачені або потребували повторного відновлення контексту.
• Частка прострочень, про які CEO дізналася до настання дедлайну.

Якість управлінської інформації

• Частка ключових звітів, які пройшли попередню перевірку.
• Кількість завчасно виявлених інформаційних прогалин, суперечностей або аномалій.
• Частка ключових показників, для яких є зрозуміле визначення, джерело та динаміка.
• Кількість випадків, коли дані призвели до конкретного управлінського рішення або коригування дій.

Швидкість і якість рішень

• Частка важливих рішень, для яких завчасно підготовлено структурований brief.
• Скорочення часу на пошук інформації й відновлення контексту.
• Оцінка CEO якості й достатності підготовлених матеріалів.
• Кількість рішень, які не потребували повторного збирання базової інформації.

Ефективність CEO

• Кількість годин на тиждень, звільнених від ручного контролю, пошуку статусів і повторних нагадувань.
• Збільшення частки часу CEO, присвяченої стратегічним і управлінським задачам.
• Зменшення кількості вечірньої роботи через операційні хвости.
• Зменшення кількості задач, які невиправдано залежать від особистої участі CEO.

Системні покращення

• Кількість повторюваних проблем, для яких було створено або покращено процес.
• Якість і регулярність CEO dashboard та портфельного огляду.
• Рівень самостійності в управлінні погодженим контуром задач.
• Відгуки керівників про зрозумілість домовленостей, строків і очікуваних результатів.

Професійний і репутаційний капітал

• Наявність систематизованого банку управлінських кейсів і підходів.
• Кількість змістовних професійних матеріалів, підготовлених на основі реального досвіду.
• Якість релевантних професійних можливостей, а не лише їх кількість.
• Системність follow-up із важливими професійними контактами.
• Зростання впізнаваності CEO у визначеному професійному позиціонуванні.

Метрики цього блоку не зводитимуться до лайків, кількості постів або формальної медійності. Основним критерієм буде те, чи стає видимою реальна експертиза CEO та Zagoriy Foundation.

Чого ми очікуємо в період адаптації
Активного занурення
Ми очікуємо, що людина не обмежуватиметься виконанням окремих задач, а прагнутиме зрозуміти:

• як працює ZF;
• як пов’язані між собою проєкти та функції;
• як ухвалюються рішення;
• які дані важливі для управління;
• де найчастіше виникають затримки й інформаційні розриви.

Великої кількості конкретних питань
На старті краще поставити більше уточнювальних питань, ніж створити неправильну систему на основі припущень.
Ми очікуємо питань про:

• ціль задачі;
• очікуваний результат;
• відповідальність;
• строк;
• критерії якості;
• контекст рішення;
• рівень пріоритету;
• допустиму самостійність.

Швидкого переходу від спостереження до структури
У перші тижні важливо не лише збирати інформацію, а й поступово:

• фіксувати домовленості;
• створювати перші робочі інструменти;
• тестувати формати;
• пропонувати покращення;
• брати на себе погоджені зони відповідальності.

Готовності до регулярного зворотного зв’язку
Роль працює дуже близько до CEO, тому під час адаптації буде багато прямого й конкретного feedback.
Ми очікуємо:

• відкритості до коригувань;
• здатності не сприймати робочі зауваження персонально;
• готовності швидко змінювати неефективний підхід;
• уміння ставити уточнювальні питання після feedback.

Прозорості щодо помилок і ризиків
Ми не очікуємо безпомилковості в перші місяці.
Ми очікуємо, що людина:

• не приховує помилки;
• швидко повідомляє про ризики;
• пояснює, що сталося;
• пропонує спосіб виправлення;
• робить висновок для системи, щоб проблема не повторилася.

Поступового зростання самостійності
На початку багато рішень звірятимуться з CEO. Протягом перших 90 днів ми очікуємо, що частка задач, які людина може вести самостійно, постійно зростатиме.
Ознака хорошої адаптації — CEO поступово перестає пояснювати кожен наступний крок, а отримує готовий висновок, варіанти й рекомендацію.
Поваги до відповідальності інших ролей
Асистент CEO має посилювати систему, а не забирати відповідальність у керівників.
Ми очікуємо здатності:

• чітко розрізняти контроль виконання й виконання замість інших;
• ставити питання без знецінення;
• нагадувати про рішення без формування зайвої напруги;
• ескалювати проблему, а не людину;
• будувати довіру, а не репутацію «карального органу».

Уваги до конфіденційності
Людина матиме доступ до значного обсягу чутливої інформації. Дискретність, обережність у комунікації та зріле розуміння меж є базовою вимогою з першого дня.

Кандидат або кандидатка, яких ми шукаємо
Ця роль може підійти людині, яка вже має 2–5 років досвіду в операційному або проєктному менеджменті, бізнес-аналізі, консалтингу, PMO чи роботі з керівником організації й хоче розвиватися на перетині:

• стратегії;
• виконання;
• даних;
• операційного менеджменту;
• управлінських рішень;
• розвитку організацій.

Ми шукаємо людину, якій цікаво розібратися, як працює складна організація, і зробити цю систему надійнішою та ефективнішою.