Zagoriy Foundation: Офіс-менеджер / менеджерка

Zagoriy Foundation — лабораторія соціальних проєктів, ініційованих або підтриманих сім’єю Гліба та Катерини Загоріїв.
Наша місія: уможливлювати позитивні сценарії майбутнього України. З 2015 року ми працюємо з темами культури, традицій, благодійності, формуємо простори для спільнот і підтримуємо трансформаційні ініціативи.

Сайт | Instagram | Facebook

Назва ролі: Офіс-менеджер, менеджерка
Підпорядкування: Тімлід відділу турботи.

Місія ролі: Місія ролі офіс-менеджерки — створювати організоване та комфортне робоче середовище, забезпечувати безперебійну роботу офісу й адміністративних процесів, а також надавати команді необхідну організаційну підтримку для ефективного виконання робочих завдань.

Вплив на місію компанії: Посада офіс-менеджерки сприяє реалізації місії компанії через створення комфортного, організованого та ефективного робочого середовища для команди. Забезпечуючи безперебійну роботу офісу, координацію адміністративних процесів, своєчасне вирішення організаційних питань і підтримку працівників, вона допомагає команді зосереджуватися на стратегічних цілях та основній діяльності компанії. Її робота також впливає на корпоративну культуру, внутрішню взаємодію, залученість працівників і загальний досвід команди.

Основі сфери відповідальності:
MicrosoftOffice 365:

• Excel: Створення таблиць, звітів, статистик, аналітик
• Forms: Розробка та аналіз опитувань.
• Outlook: Ділове листування, управління календарями, організація зустрічей.

Документообіг:

• Організація та контроль внутрішнього документообігу.
• Підготовка, перевірка та реєстрація документів.
• Ведення електронного та паперового архіву документів.

Операційне забезпечення офісу:

• Замовлення постачання офісних матеріалів, технічне обслуговування.
• Взаємодія з підрядниками для забезпечення безперебійної роботи офісу.
• Взаємодія з офісними водіями

Організація внутрішніх заходів:

• Координація корпоративних зустрічей, свят, навчальних сесій.
• Організація привітань до свят.

Підтримка співробітників:

• Оперативне вирішення запитів співробітників.
• Підтримка комфортного середовища в офісі.

Фінансовий контроль офісних витрат:

• Контроль витрат на офісне забезпечення та організацію заходів.

Ключові компетенції:
Функціональні компетенції (hard skills):

• Впевнене володіння MicrosoftOffice 365
• Організація та введення документообігу
• Адміністративне й операційне забезпечення офісу.
• Організація зустрічей і внутрішніх заходів.
• Підтримка співробітників і вирішення адміністративних запитів.

Поведінкові компетенції(soft skills):

• Ініціативність
• Організованість
• Відповідальність
• Адаптивність
• Командність та сервісність
• Багатозадачність

Умови роботи

• Повна зайнятість, пн-пт
• Локація: м. Київ, вул. Почайнинська, 38/44
• Конкурентна компенсація відповідно до досвіду
• Прозорий пакет корпоративних бенефітів
• Професійний розвиток і доступ до навчання
• Робота у ціннісному, підтримуючому середовищі

Процес відбору
Ми застосовуємо A-метод — структуровану й чесну систему, яка допомагає знайти найкращу відповідність між завданням, командою та кандидатом.

Процес включає:

1. Подання заявки: Надішліть резюме та мотиваційний лист із описом вашої відповідності вимогам.
2. Оцінка резюме: Ми уважно розглянемо ваші документи та визначимо, чи є початкова відповідність до нашого профілю.
3. HR-співбесіда (ScreeningInterview): Онлайн-зустріч для обговорення вашої мотивації, очікувань, робочого стилю та базового фітнесу до культури.
4. ReferenceCheck: Ми з вашого дозволу зв’язуємось із 2−3 людьми, з якими ви працювали, щоб отримати додатковий погляд на ваш стиль роботи.
5. Фінальна зустріч: Офлайн-зустріч з керівником для узгодження очікувань, питань та остаточного взаємного рішення.
6. Офер: Після фінального узгодження ми оперативно повідомимо вам рішення і, за позитивного результату — зробимо пропозицію про співпрацю.

Якщо ви відчули відгук у серці і бачите себе у цій ролі — ми Вас чекаємо!

Веб-сайт компанії:

Посилання на соціальні мережі компанії:
Instagram team
Instagram
LinkedIn
Facebook