Zagoriy Foundation: Секретар-адміністратор

Zagoriy Foundation — лабораторія соціальних проєктів, ініційованих або підтриманих сім'єю Гліба та Катерини Загоріїв.
Наша місія: уможливлювати позитивні сценарії майбутнього України. З 2015 року ми працюємо з темами культури, традицій, благодійності, формуємо простори для спільнот і підтримуємо трансформаційні ініціативи.
Сайт | Instagram | Facebook

Назва ролі: Секретар-адміністратор

Кому підпорядковується: Керівниці офісу. У щоденній роботі взаємодіє з усією командою, керівниками та зовнішніми підрядниками (клінінг, доставка, техпідтримка).

Навіщо ця роль зараз: Компанія розширюється, зростає кількість людей, зустрічей і операційних процесів. Без окремої відповідальної ролі базові офісні процеси починають “розповзатися” і відволікати команду від основної роботи.

Вплив на місію компанії: Офіс — це операційна база всієї команди. Якість роботи секретарів-адміністраторів прямо впливає на швидкість прийняття рішень, фокус керівників і загальну ефективність. Ця роль дозволяє іншій команді працювати на результат, а не на побут.

Місія ролі: Забезпечити стабільну, передбачувану і сервісно-якісну роботу офісу, де всі базові процеси відбуваються без збоїв і не потребують втручання команди.

Основні сфери відповідальності: (через результат, не процес)

• Забезпечувати щоденний сервіс для команди та керівників (чай/кава, базові потреби, підтримка)
• Організовувати комфортний досвід для гостей (зустріч, розміщення, супровід)
• Підтримувати порядок і готовність офісу та переговорних
• Контролювати наявність необхідних ресурсів (вода, кава, витратні матеріали)
• Координувати підрядників (клінінг, технічні служби, доставки)
• Виконувати базові адміністративні задачі (документи, посилки, кореспонденція)

Ключові компетенції:
Hard:

• Базові адміністративні навички
• Робота з документами і оргтехнікою

Soft:

• Сервісна уважність: бачить потреби людей без запиту
• Операційна стабільність: не допускає повторюваних дрібних збоїв
• Швидкість реакції: швидко включається у будь-який запит
• Акуратність: підтримує порядок як стандарт, а не як задачу
• Тактовність: працює з людьми і простором без зайвого шуму

Умови роботи:
• Робота в самому центрі Києва.
• Гнучкий графік, позмінна зайнятість 2/2
• Приваблива система бенефітів.

Як виглядає відбір:
Ми застосовуємо A-метод — структуровану й чесну систему, яка допомагає знайти найкращу відповідність між завданням, командою та кандидатом. Процес включає:

• Подання заявки: Надішліть резюме та мотиваційний лист із описом вашої відповідності вимогам.
• Оцінка резюме: Ми уважно розглянемо ваші документи та визначимо, чи є початкове відповідність до нашого профілю.
• HR-співбесіда (ScreeningInterview): Онлайн-зустріч для обговорення вашої мотивації, очікувань, робочого стилю та базового фітнесу до культури.
• Тестове завдання: Невелике практичне завдання, яке дозволяє побачити ваш підхід, логіку мислення та стиль комунікації.
• ReferenceCheck: Ми з вашого дозволу зв’язуємось із 2-3 людьми, з якими ви працювали, щоб отримати додатковий погляд на ваш стиль роботи.
• Фінальна зустріч: Офлайн-зустріч з керівником для узгодження очікувань, питань та остаточного взаємного рішення.
• Офер: Після фінального узгодження ми оперативно повідомимо вам рішення і, за позитивного результату, — зробимо пропозицію про співпрацю.

Якщо ви бачите себе у цій ролі — ми Вас чекаємо!

Веб-сайт компанії: https://zagoriy.foundation/
Посилання на соціальні мережі компанії:
Instagram team
Instagram
LinkedIn
Facebook