執行長特別助理｜Executive Assistant to CEO

執行長特別助理｜Executive Assistant to CEO

我們正在尋找一位細心、成熟、具高度責任感與良好溝通能力的執行長特別助理，協助執行長處理日常工作安排、重要事項追蹤、跨部門協調，以及重要客戶與合作夥伴之關係維護。

這個職位不只是行政支援。

我們希望能逐步理解執行長的工作節奏與決策優先順序，協助整理資訊、掌握進度、提前準備，讓重要的事情有人追蹤、重要的關係得到適當維護。

【主要工作內容】

1｜執行長行程與日常工作管理

・管理及安排執行長會議、行程、商務餐敘與重要活動
・協助會議資料、文件及相關資訊準備
・整理每日／每週重要待辦事項與優先順序
・掌握重要時程與 Deadline，主動提醒並提前準備
・協助國內外商務行程及出差相關安排

2｜重要事項與專案追蹤

・記錄執行長交辦事項，建立清楚的追蹤與管理機制
・追蹤各部門及相關負責人的執行進度
・整理會議 Action Items，確認負責人、時程與完成狀況
・主動發現進度異常或可能遺漏事項，提前提醒並協助處理
・協助執行長掌握集團不同事業的重要進度與資訊

3｜VIP／客戶及合作夥伴關係維護

・協助重要客戶、合作夥伴及貴賓之聯繫與接待
・協助管理重要人際關係與互動紀錄
・安排商務餐敘、活動邀請、RSVP 及後續聯繫
・協助重要節日、生日、禮品及相關禮賓安排
・依不同對象與場合，協助執行長維持適當且細緻的互動

4｜對外聯繫與溝通

・協助處理商務邀約、行程確認及日常 correspondence
・協助撰寫或整理基本中英文訊息、Email、邀請及回覆
・與國內外合作夥伴、客戶及相關窗口保持良好溝通
・判斷事項的重要性與急迫性，適時彙整資訊供執行長決策

5｜跨部門協調

・作為執行長與集團各事業單位間的重要協調窗口餓
・協助傳達重要決策與工作事項
・追蹤跨部門專案及工作進度
・協助各單位資訊彙整，使執行長能快速掌握重點

6｜其他 Executive Office 支援

・協助重要活動、貴賓接待及臨時專案
・協助與執行長商務及社交角色相關之必要安排
・處理其他經執行長授權之重要事項

【希望能具備】

・2–5 年 Executive Assistant、主管秘書、特助、專案管理、VIP 客戶服務或相關工作經驗
・具良好的中文文字及口語溝通能力
・具基本英文商務溝通及書信能力
・細心、有條理，能同時管理多項工作及時程
・具良好的資訊整理、專案追蹤及時間管理能力
・熟悉 Microsoft Office／Google Workspace 等基本工作工具
・具高度責任感、誠信與保密意識

【加分條件】

・曾任企業主、高階主管或創辦人 Executive Assistant
・具精品、高端服務、藝術文化、飯店、航空、VIP 客戶服務或公關相關經驗
・具國際商務或海外工作／留學經驗
・英文溝通能力佳
・熟悉 CRM、Notion 或其他專案／客戶關係管理工具
・具活動接待、商務禮賓或重要客戶關係維護經驗