執行長行政營運秘書 (全職)

執行長行政營運秘書
Executive Operations Secretary｜CEO Office

盧熙國際健康管理顧問股份有限公司
HUI Holistic Medical｜異光健康集團

整合 慈民骨科診所 × 佑安藥局 × 欣宇音療中心，以「醫學為本 × 全人健康」打造亞洲領先的全人健康生態系品牌。

我們正在尋找一位 執行長行政營運秘書，協助執行長進行日常行政管理、會議追蹤、跨部門溝通、系統維護與營運節奏整合。

這不是單純的行政助理職位，而是執行長辦公室的重要支援角色。

你將協助把既有的營運系統、會議紀錄、專案進度與跨品牌資訊整理清楚，讓團隊運作更有效率、更穩定，也更有品牌質感。

■ 工作內容
一、執行長辦公室支援
・協助執行長行程安排、會議預約、重要事項提醒與待辦追蹤。
・協助整理會議資料、簡報、提案、會議紀錄與後續行動清單。
・追蹤執行長交辦事項，確認各部門回覆、執行進度與完成結果。
・協助彙整各品牌與部門營運資訊，讓主管能快速掌握重點。
・協助主管進行行政流程、專案進度與跨部門事項追蹤。

二、行政營運管理
・處理日常行政庶務：信件收發、文件歸檔、合約管理、表單整理、物品申請與採購紀錄。
・協助簡易報表整理，並與財務單位核對資料。
・協助人事、課務、會員、活動與客戶資料的基本行政管理。
・維護 Google Drive、Sheets、Docs、Notion 或內部系統資料。
・協助 SOP 文件整理、更新與流程落地執行。

三、跨部門溝通與專案追蹤
HUI 為多品牌整合型團隊，包含醫療、藥局、音療中心、會員經營、課程活動與品牌行銷等不同單位。

你將協助串接：
HUI 異光健康
慈民骨科診所
佑安藥局
欣宇音療中心
行銷團隊
財務行政
外部合作夥伴與顧問

主要工作包含：
・協助跨部門會議通知、議程整理、會議紀錄與後續追蹤。
・協助追蹤各項專案進度，例如會員制度、課程活動、療程上架、企業合作、品牌行銷與營運優化。
・協助各部門資料彙整、文件送審、名單核對與進度回報。
・協助將會議討論內容轉化為清楚的執行清單、負責人、期限與追蹤節點。

四、客戶與貴賓接待支援
・協助重要客戶、會員、合作夥伴、講師與外賓接待。
・協助電話、LINE、Email 與現場訊息回覆與轉接。
・協助療程、課程、活動、會議的預約與提醒。
・維持接待空間、會議空間與療癒空間的整潔、秩序與品牌形象。
・協助提供專業、溫暖且具質感的客戶體驗。

五、系統與工具維護
我們已有基本營運系統，這個職位的重點不是從零開始建立，而是協助團隊正確使用、持續更新與追蹤落地。

你將可能接觸與協助維護：
Google Workspace
LINE OA
CRM／會員系統
電商或報名後台
Notion
Gamma／Canva／AI 工具
內部表單與報表系統

■ 工作條件
我們希望你具備
・細心、負責、穩定，能在多工狀態下保持清楚節奏。
・邏輯清晰，能把零散資訊整理成表格、紀錄、清單與流程。
・反應快，能理解主管需求，並主動追蹤進度。
・具備良好溝通能力，能與醫療、行政、行銷、顧問、客戶多方協作。
・熟悉 Office／Google Workspace，尤其是 Sheets、Docs、Slides。
・具備基本簡報、報表、會議紀錄與文件整理能力。
・對高端服務、醫療健康、身心療愈或全人健康產業有興趣。
・重視保密、專業、精準與品牌形象。

■ 加分條件
・曾任主管秘書、行政秘書、營運助理、專案助理或診所行政人員。
・具醫療行政、診所管理、高端服務、健康產業、教育課程行政經驗。
・熟悉 LINE OA、CRM、會員系統、電商後台或報名系統。
・熟悉 Notion、Gamma、Canva、AI 工具。
・英文聽說讀寫能力佳，可協助外籍客戶或英文文件。
・具活動、課程、講座、會員制服務或 VIP 客戶接待經驗。

■ 適合這個職位的人
你可能是這樣的人：
・喜歡把事情整理清楚
・看到混亂會想建立秩序
・能記得細節，也能看懂大方向
・不怕多工，但懂得用方法管理進度
・會主動回報，不讓主管一直追問
・對高端服務與品牌細節有敏銳度
・願意在有願景、有速度、有成長性的團隊中工作

我們不只需要一位會做行政的人，
我們需要的是一位能讓主管安心、讓團隊穩定、讓系統順利運作的營運核心夥伴。

■ 薪資待遇
月薪 NT$38,000–45,000

依過往經驗、系統操作能力、文件整理能力、溝通協調能力與獨立作業程度核定。

福利制度
年終獎金
績效獎勵制度
完整勞健保
員工專屬健康療程與音療體驗
內部教育訓練
跨品牌學習與晉升機會
接觸高端健康醫療、音療、會員經營與品牌營運實務

■ 工作時間
週一至週五 09:00–18:00
重要會議、活動或專案期間需彈性支援。

■ 工作地點
台北市大安區／信義區周邊
依 HUI Holistic Medical、慈民骨科診所、欣宇音療中心相關營運據點安排。

■ 應徵方式
請準備履歷，並簡要說明過去是否有以下相關經驗：
主管秘書、行政營運、專案助理或診所行政經驗
Google Sheets／Notion／LINE OA／CRM 等系統操作經驗
會議紀錄、跨部門溝通、專案追蹤或客戶接待經驗

■ 應徵信箱：
huiholisticmedical@gmail.com

品牌介紹
HUI Holistic Medical｜異光健康集團
以「醫學為本 × 全人健康」為核心，整合再生醫學、骨科醫療、藥局資源、音療照護、會員健康管理與身心靈整合服務，打造新世代全人健康生態系。
我們相信，真正的健康不只是疾病治療，而是身體、情緒、心智、生活節奏與生命狀態的全面整合。

全人健康新未來，就由 HUI 來！