執行秘書 Executive Secretary

工作職責
1.家庭與私人事務管理（約 90%）： 管理主管約 90% 的私人及家庭事務，包括安排家中設備維修、預約各類服務，以及執行相關交辦事項。
2.高效任務執行： 迅速且有效率地執行任務，透過良好的團隊合作與協作，確保高效率地達成目標。
3.溝通與問題處理： 擔任主管與員工之間的主要聯絡窗口，迅速處理突發狀況，以確保後勤與支援作業順利進行。
4.信件與資訊流管理： 處理並排定所有寄出或收到之信件的優先順序（電子郵件、信件、包裹等），確保資訊有效率地流通。
5.電話篩選與安全管理： 接聽並篩選來電，並在適當情況下轉接，同時處理機密文件並確保其安全性。
6.行程與會議管理： 維護主管的行程安排，並協助規劃約會、會議、研討會等；同時出席會議並製作會議紀錄。
7.財務與文書支援： 準備發票或財務報表，並協助處理簿記事務。
8.策略性採購與成本議價： 負責所有主管交辦之採購事項（例如機票預訂，不限於辦公用品），並進行條件議價，以確保取得最具成本效益的訂購方案。
9.紀錄與報告： 維護電子及紙本紀錄，確保資訊有條理且易於存取，並依指示進行資料研究及準備簡報或報告。
10.臨時任務管理： 完成主管指示之其他職責及交辦事項，確保任務執行及進度追蹤。

任職條件與技能

• 深入了解辦公室管理、基本會計程序，以及相關產業之專業術語。
• 熟悉基本研究方法及報告技巧。
• 具備優秀的組織能力與時間管理能力。
• 私人事務安排技巧。