主管秘書

我們正在尋找一位處事穩重、誠實可靠、待人謙和且願意學習的夥伴，擔任主管秘書，協助處理主管行政、行程安排、日常事務及各項交辦事項，讓主管能更專注於產品設計及核心工作。
對我們而言，一個人的品格、責任感與工作態度，比是否具備完整的秘書經驗更重要。 我們不要求到職時就具備所有能力，而是希望找到做事細心、願意學習、能夠主動確認與追蹤事項，並願意長期合作的夥伴。
本職務工作內容多元，除了例行行政事項，也會有臨時交辦及具時效性的任務。工作過程中會接觸公司及主管的非公開資訊，因此保密意識、職業操守及處事分寸是重要條件。
本職務除公司行政工作外，亦包含主管日常相關之行政協助與事務安排，詳細工作內容將於面試時進一步說明。

1. 誠實可靠，謹守保密原則
能如實回報工作進度、結果及問題，遇到疏漏願意主動說明並協助處理。對工作中接觸的公司及主管相關非公開資訊謹守分寸，妥善保管，不任意散播或轉傳。

2. 沉穩細心，兼顧效率與正確性
面對急件、臨時變動或多項任務時，能保持耐心、釐清優先順序。涉及金額、日期、對象及重要文件時，能確實核對，兼顧工作效率與正確性。

3. 主動負責，能將事情追蹤至完成
能理解交辦事項的目的與期限，主動確認所需資訊、安排執行並追蹤結果。遇到問題或執行困難時，願意及早提出並共同尋找解決方式。

4. 待人謙和，溝通清楚且有分寸
尊重不同職務與意見，願意聆聽並以有禮、耐心的方式溝通。能清楚確認指示，也能適時提醒期限及尚未完成的事項。

5. 願意學習，做事踏實
願意學習新的工作方法及數位工具，對不熟悉的工作能主動提問、練習及修正，也能耐心處理日常例行工作與細節。

我們希望找到一位值得信任、願意持續累積經驗，並與公司長期合作的夥伴。
1. 主管交辦事項與行程協調
協助處理主管交辦事項及各項工作安排，包括行程規劃、約訪聯繫、時間協調及相關行政作業。
面對臨時或具時效性的任務，能確認需求與完成期限、安排優先順序、追蹤執行進度並適時回報；遇到資訊不足或需進一步確認的事項，能主動溝通。

2. 主管日常事務安排協助
除公司行政事務外，亦需依主管實際需求，協助處理日常相關之事務安排，包括資訊蒐集、對外聯繫、預約協調及必要之代辦事項。
工作內容以行政協助、溝通協調及事項追蹤為主，實際分工將依主管需求及工作熟悉程度適度調整。

3. 行政帳務與文件管理
協助零用金收支登記、單據整理、帳單與金額核對、請款、費用核銷及 ERP 系統資料輸入。
協助紙本與電子文件的分類、掃描、建檔及歸檔，確保相關資料正確、完整且方便查找。

4. 電子郵件與數位工具協助
依授權協助整理主管電子郵件、摘要重要內容、追蹤待辦事項，並提醒需要回覆或處理的工作。
協助主管使用手機、常用應用程式及其他數位工具。英文郵件以閱讀及重點整理為主，可使用翻譯或 AI 工具輔助，不要求流利商務英文口說能力。

5. 跨部門聯繫與事項追蹤
協助與公司各部門及外部窗口聯繫，正確傳達資訊、整理待辦事項，並追蹤執行進度。

隨工作熟悉程度，逐步參與會議紀錄、跨部門協調及行政流程改善等工作。
以上為目前主要工作範圍，實際分工將依主管需求、工作熟悉程度及公司運作情況適度調整，並以本職務相關之行政、生活事務協助及協調工作為原則。
本職務將由主管與特助親自帶領，逐步熟悉交辦事項、文件管理、請款、ERP 流程，以及 AI 與數位工具應用。
我們不期待新人到職第一天就什麼都會，而是希望你願意主動提問、認真學習，並將學到的方法實際運用於工作。遇到不熟悉的事項或執行困難時，可以提出討論，共同尋找適合的處理方式。
公司持續推動管理及行政流程改善，希望透過工具及適當的自動化減少重複性工作、提升工作效率。我們重視的是工作效率與能力提升，而非單純增加工作量或延長工時。
本職務以正常工時內完成工作為原則，無常態加班安排。工作節奏有時較快，也可能遇到臨時調整；遇到優先順序衝突或執行困難時，可向主管及特助提出討論。