主管特別助理

一 工作內容

一 行程管理
協助排定每日與每週行程
整合會議資訊 避免衝突與過度塞滿
適度過濾不必要的會議
每日更新任務與優先順序 讓整體運作清晰可控

二 資訊整理與文件簡化
整理會議內容 重點摘要
協助將複雜資訊精煉成可執行項目
進行雲端資料分類 文件管理 內容校對
彙整各專案的重要資訊 讓資訊隨時可查

三 行政文書
協助處理合約 行政表單 對外文件
協助準備簡報或基本資料
管理檔案版本 讓所有資源條理分明

四 基礎帳務
整理單據 登打資料 核銷前置準備
協助追蹤收款與付款
不需會計背景 只需要細心與穩定

五 對外窗口
協助初步回覆外部訊息
先行收集資訊 讓正式會議更有效率
協助企業 政府 社福單位的行政對接

六 專案行政協助
協助追蹤專案時程
管理進度表並提醒關鍵時程
將主事者的方向轉成團隊能執行的任務

希望你具備的特質

一 穩定 內斂 條理清晰
這份工作需要補足主事者的節奏
情緒穩定者最適合

二 喜歡整理與秩序
對文件分類 行程安排 程序管理有耐心也有耐性

三 遇到不確定會主動詢問
你不需要懂全部
但需要在資訊模糊時 主動釐清與確認

四 具備冷靜反應能力
在多任務與壓力環境下依然能維持邏輯與條理

三 基本能力需求

基本電腦操作
Google Workspace
檔案歸納與資料管理
簡單簡報製作
會議記錄與資訊統整
基本表格能力

其他能力可學
我們看重態度與穩定勝過華麗技能