【專案發展處】部門行政助理

[職位使命]
負責協助團隊處理訂單、出貨、報表及商品上架各項行政作業協作，確保客戶訂單準確、交期順暢、商品資訊維護及內外部溝通有效，以支援團隊順利達成業績目標、維持客戶滿意度與部團隊內項目推進。

[核心職責]
1. 訂單與出貨作業

• 處理訂單建檔、核對價格與出貨資訊。
• 追蹤訂單進度與交期，協調供應鏈、倉儲與物流單位出貨安排。
• 確認發票、折讓單與回款資訊，確保帳務正確。
• 處理退貨、換貨及異常狀況，維持客戶服務品質。

2. 商品資訊整理與業務支援

• 協助回覆客戶詢問、提供商品資訊與訂單狀態。
• 支援業務團隊準備報價單、合約及提案資料。
• 協助彙整客戶資料與銷售紀錄，維護客戶資料庫。
• 協助商品上架前資料核對與彙整。

3. 報表製作與資料管理

• 每週／月製作銷售報表、訂單分析及庫存追蹤表。
• 協助彙整業績達成率、回款進度與費用申請資料。
• 維護ERP／CRM系統資料正確性與即時性。

4. 行政支援與內部協調

• 協助處別請款及文件歸檔。
• 協調商品、行銷、供應鏈與財務部門間之日常聯繫。
• 支援團隊 活動會議及通路拜訪資料準備。
• 協助專案展會展出相關事宜。

5. 主管交辦與專案支援

• 協助主管處理臨時任務與專案資料整理。
• 參與流程優化與系統改善建議。