總經理室行政秘書

【職務說明】
我們正在尋找一位細心、有條理、具追蹤能力，能穩定完成行政工作並主動回報的行政秘書。
你將協助總經理及總經理室幕僚處理會議、排程、任務追蹤、資料整理與日常行政工作，確保紀錄準確、交辦不遺漏、進度有人追蹤，並在發現資料缺漏、排程衝突或異常時主動確認與回報。
這份工作不只是完成交辦事項，我們也希望你能逐漸熟悉工作脈絡，成為總經理室穩定可靠的行政支援夥伴。

【工作內容】
1. 會議與行程安排：協助發送會議通知、確認出席人員、準備議程與相關文件，並維護行程及異動資訊。
2. 會議紀錄整理與校對：協助整理會議內容、決議與待辦事項，核對負責人、期限及完成要求，確保資訊正確完整。
3. 任務與進度追蹤：建立及更新待辦清單、進行期限提醒，協助追蹤未完成事項及各項工作進度。
4. 文件與資料管理：協助文件建檔、資料歸檔、檔名及版本管理，讓資料能清楚辨識並快速查找。
5. 總經理室幕僚行政支援：協助資料蒐集與彙整、表格更新、文件格式整理、進度確認，以及相關行政執行工作。
6. 日常行政支援：協助總經理室例行行政、簡易人事資料整理、文件建檔及主管交辦事項。
7. 異常確認與主動回報：遇到資料缺漏、排程衝突、工作逾期或資訊不一致時，主動確認並回報，不讓問題停在自己手上。

【我們希望你具備】

• 做事細心，會主動核對日期、時間、人名、數字、附件及文件版本。
• 有條理，習慣使用清單或工具管理工作進度。
• 有耐心，能穩定處理固定及重複性的行政工作。
• 具追蹤意識，交辦事項不會做完一個步驟就放著。
• 遇到不清楚的事情願意主動詢問，不自行猜測。
• 能禮貌提醒主管及同事，並持續確認後續進度。
• 完成工作或發現異常時，能主動回報結果與目前狀況。
• 具基本文書、試算表、行事曆及檔案管理能力。
• 能接受回饋並進行修正，重視資料保密。

【加分條件】

• 具行政、秘書、會議支援或任務追蹤經驗。
• 會使用 ChatGPT等AI工具 協助資料整理，並能自行核對內容。