總經理特助/祕書

啟端是深耕感覺統合 50 餘年的自費兒童職能治療所，目前設有古亭館與民權館。

我們正在尋找一位能在總經理身邊穩穩支持、把行政細節與兩館營運串連起來的夥伴，讓團隊能更專注地陪伴每一個需要幫助的家庭。
【啟端職能治療所官網】https://kickstartclinic.com/
【感覺統合的神奇之處】https://youtu.be/pO5uq7lgX2g

【這個職位在做什麼】

孩子和家長看到的，是治療室裡的專業與溫暖；在這些背後，需要有人把每一天的運作安排得穩妥順暢。

總經理秘書是總經理最信任的工作夥伴，負責協助行政事務、串起兩館之間的溝通，也一起推動新的計畫。如果你喜歡把事情整理得井井有條，也希望自己的工作能間接幫助到孩子與家庭，我們很期待認識你。

【你會負責】
一、陪總經理把時間用在最重要的事上

• 安排總經理的行程、會議與對外拜訪
• 處理信件、電話與訊息，分辨輕重緩急，適時回覆或轉達
• 接待來訪的合作夥伴與貴賓

二、讓決策與文件都有清楚的紀錄

• 準備會議資料、撰寫會議紀錄，並追蹤決議事項的進度
• 管理簽呈、合約與重要文件的流程和歸檔
• 製作簡報、營運報告

三、串起古亭館與民權館

• 擔任總部與兩館之間的溝通窗口，讓訊息與政策順利傳達
• 定期整理各館的營運資料，例如個案量、治療師排班與營收報表
• 追蹤各館的重要專案，主動提醒時程

四、一起推動新的計畫

• 協助新據點籌備、開業登記等行政作業
• 準備主管機關督考或稽查所需的文件
• 協助早療相關計畫的申請與結案文書

五、維繫對外的合作關係

• 與醫院、學校、早療單位及合作廠商保持聯繫
• 協助維護重要的合作夥伴關係

六、其他

• 妥善保管機密資料與重要文件
• 總經理交辦的其他事項

【我們希望你具備】

• 大學（專）以上學歷，科系不拘
• 3年以上秘書、特助或行政相關經驗
• 熟悉 Word、Excel、PowerPoint，能整理報表
• 中文書寫流暢，能撰寫正式信件與文書
• 細心、主動，有好的時間管理能力，也有高度的保密意識
• 溝通時溫和有分寸，能在不同需求之間找到平衡

【如果你也有這些經驗，會更加分 】

• 有醫療院所、兒童發展、早療或教育機構的行政經驗
• 熟悉 Google Workspace 等雲端協作工具、ＡＩ工具使用
• 流利的英文溝通能力
• 具備英文書信與溝通能力
• 認同以孩子與家庭為中心的服務理念