總經理助理

一、基本資料
職位名稱 總經理助理
所屬部門 總經理室
直屬主管 總經理

二、職務目的
協助總經理有效管理時間與資訊，確保重要事務順利推進；支援總經理日常決策所需的資訊整合與行政協調，使總經理得以專注於核心決策事務。
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三、最終有價值產出

• 準時且完整的會議紀錄與決議追蹤報告
• 高效整合、支援決策的資訊彙整成果

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四、績效衡量指標

交辦事項準時完成率: 總經理交辦事項於約定時限內完成之比率
待追蹤事項提醒準時率: 應追蹤事項於期限前主動提醒或完成追蹤之比率
會議紀錄完成時效: 會議結束後產出完整紀錄之時間
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五、主要職責
1. 行程管理

• 規劃與安排總經理日常工作行程
• 確保行程無衝突，並提前提醒重要事項

2. 會議管理

• 負責會議安排與相關人員聯繫
• 製作會議紀錄，並追蹤決議事項執行狀況

3. 跨部門溝通協調

• 協助跨部門溝通協調，彙整問題並追蹤處理進度
• 確保各部門資訊流通順暢

4. 專案支援

• 協助相關專案推動與時程控管
• 定期追蹤並回報執行狀況與進度

5. 資訊整理

• 負責相關案件之資料收集與整理
• 善用 ChatGPT、Notion 及各類自動化工具進行資料整理、報告撰寫與行程安排

6. 交辦事項

• 執行總經理室交辦之其他任務，並確保準時完成

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六、對主管的責任

• 主動回報工作進度，不等待指示
• 對交辦事項負責到底，確保結案並回報結果
• 發現異常或延誤時，提前預警並提出解決方案

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七、工作計畫
每日例行工作

• 確認總經理當日行程，提前提醒重要事項
• 整理並回覆相關聯繫事項
• 追蹤待辦與決議事項進度

每週例行工作

• 彙整本週會議紀錄與決議追蹤狀況
• 更新專案進度
• 整理下週行程與重要事項預告

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八、常見錯誤與成功行為對照
常見錯誤 ❌
等待指示才行動，未主動回報
會議紀錄遺漏決議事項
追蹤事項未在期限前提醒
工具使用不熟悉，影響效率

成功行為 ✅
主動追蹤、提前預警、主動回報
完整記錄並確認決議，會後準時發出
建立追蹤清單，定期確認並提醒相關人員
主動學習新工具，善用 AI 提升工作效率
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九、任職資格
基本條件

• 具助理、行政或秘書相關工作經驗者佳
• 熟悉 Office 系列（Word、Excel、PowerPoint）
• 熟悉 ChatGPT、Notion 等 AI 與自動化工具
• 具備文件撰寫與報告整理能力
• 具備跨部門溝通協調能力

加分條件

• 具 ERP 操作經驗，Salesforce 尤佳
• 具英文或日文溝通能力

人格特質

• 主動積極、細心謹慎
• 適應快節奏工作環境
• 對新事物具備學習意願與適應能力

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十、工作條件
欄位 內容
薪資 月薪 40,000 起
工作地點 彰化縣埔心鄉
上班時間 週一至週五 08:00～17:00
發展機會 表現優異者可發展為儲備幹部