總務

我們期待尋找一位兼具行政基本能力、總務執行力、數位工具能力與服務精神的夥伴。
這個職位不只是處理例行行政工作，也期待能善用 AI 與數位工具提升工作效率，同時具備資訊判斷、溝通協調與工作追蹤能力。
我們要找的不是 AI 專家，而是「懂得運用 AI 把工作做得更好的人」。

二、主要工作內容
（一）行政文書
一般行政文書及公文處理。
會議資料準備及會議紀錄。
各類表單、資料及檔案整理。
Excel 資料彙整與基本統計。
PowerPoint 簡報資料製作。
協助活動、會議及行政事項安排。

（二）總務工作
採購、詢價及廠商聯繫。
財產、設備及物品管理。
修繕事項聯繫與進度追蹤。
辦公環境及相關設備管理。
各項總務工作之執行與紀錄。

（三）AI與數位工具運用
運用 ChatGPT、Gemini、Copilot 或其他適當工具，協助：
文件摘要與資料整理。
會議紀錄初步整理。
公文、通知及一般行政文字草擬。
Excel 公式與資料處理。
簡報架構與內容整理。
資訊搜尋、比較及初步分析。
建立更有效率的行政工作流程。
AI產出的內容仍須由工作人員查證、判斷及負責。

三、應具備條件
基本條件
專科以上學歷，大學尤佳。
科系不限；行政管理、企業管理、資訊管理、公共行政、社會工作等相關背景尤佳。
具基本 Word、Excel、PowerPoint 操作能力。
具基本行政文書及資料整理能力。
願意學習及使用生成式 AI 工具。

加分條件
曾有行政、總務或專案工作經驗。
熟悉 Google Workspace 或其他雲端協作工具。
已實際運用 ChatGPT、Gemini、Copilot 等 AI 工具於工作。
具非營利、社福、教育、醫療或教會組織工作經驗。

我們特別重視的六項能力
1. 任務執行能力
能理解交辦事項，掌握期限，並將工作完成。

2. 組織與追蹤能力
不只「把事情做了」，還能掌握：
接到任務 → 安排 → 執行 → 追蹤 → 確認 → 完成

3. 關聯思考能力
遇到事情能進一步思考：
這件事還會影響誰？
是否需要先告知相關人員？
是否涉及其他部門？
是否有前後工作的關聯？
處理之後可能產生什麼結果？

4. 判斷與問題解決能力
面對不熟悉、例外或涉及人事、金錢、隱私等情況，能辨識風險，知道何時應自行處
理、何時需要詢問或請示。

5. 溝通協調能力
能與服務使用者、家長、工作人員、主管、廠商及社區人士進行適切溝通。

6. AI與數位素養
不只是「會問AI」，更重要的是：
會提問 → 會判斷 → 會查證 → 會修改 → 會負責