總務行政助理(AI數位應用)

【職務內容】
一、櫃檯接待與日常行政
1. 負責公司櫃檯接待、訪客接洽及電話接聽、轉接與相關事項聯繫。
2. 負責會議前置安排，包含會議室準備、設備確認及茶水等相關事項。
3. 負責公文、信件及文件收發，並協助會簽、傳遞及追蹤。
4. 辦理文件影印、掃描、寄送及一般行政庶務。
5. 每月一次協助同仁團購午餐及相關行政事項。
6. 配合公司活動及其他日常行政支援。

二、總務與辦公室管理
1. 辦理公司日常總務作業及庶務管理。
2. 負責辦公用品、文具及日常消耗品之申購、盤點與管理。
3. 辦理事務機器及辦公設備之叫修、維護與廠商聯繫。
4. 負責辦公環境、設備及公共區域之日常維護與管理。
5. 辦理零用金管理及相關核銷作業。
6. 協助管理辦公室各項設備、物品及相關行政資產。
7. 配合公司需求辦理外出文件寄送及相關行政事務。

三、數位工具與 AI 應用
1. 運用 AI、數位工具及辦公軟體，協助提升日常行政及總務工作效率。
2. 協助將重複性、例行性行政工作進行數位化、流程優化及標準化。
3. 運用 Excel、AI 或其他數位工具進行資料整理、彙整及分析。
4. 協助建立或優化表單、追蹤表、資料庫及行政管理工具。
5. 持續學習並運用新興數位工具，協助部門改善工作流程及提升作業效率。

四、採購與廠商支援
1. 協助公司日常採購相關行政作業。
2. 協助詢價、資料彙整及採購文件整理。
3. 廠商聯繫、資料提供及案件進度追蹤。
4. 協助各項採購及行政案件之文件製作、簽核及追蹤。
5. 配合需求處理簡易採購事項及採購資料建檔。

五、文件與資料管理
1. 負責各類行政文件整理、分類、歸檔、建檔及資料更新。
2. 各類表單、報表及簡報資料之製作與管理。
3. 熟悉 Excel、Word、PowerPoint 等文書工具，協助資料整理及分析。
4. 協助合約、文件及相關資料之管理與追蹤，確保資料完整及正確。
5. 協助各項文件簽核進度追蹤，並於異常或逾期時主動回報。

六、其他行政支援
1. 完成主管交辦事項及臨時性任務。
2. 配合公司及部門運作需求，提供跨部門行政支援。
3. 協助處理公司其他總務及行政相關事項。
4. 積極參與公司活動及團隊事務。

【我們期待的你】
1. 細心負責，具備良好的工作態度與責任感。
2. 具備良好的溝通能力及基本職場禮儀。
3. 能主動發現問題、整理問題，並思考解決方式。
4. 具備良好的時間管理及工作優先順序判斷能力。
5. 能獨立完成交辦事項，亦能與不同部門及同事良好合作。
6. 能適應多項工作同步進行及臨時性任務安排。
7. 熟悉 Excel、Word、PowerPoint 等辦公軟體。
8. 對 AI、數位工具及新科技具有興趣，願意主動學習並實際應用於工作。
9. 自備機車，可配合外出辦理公務。

【加分條件】
1. 具總務、行政助理、櫃檯、採購助理或相關工作經驗。
2. 熟悉 Excel 函數、樞紐分析、報表整理等資料處理能力。
3. 熟悉 ChatGPT、Gemini、Claude或其他 AI 工具，並有實際工作應用經驗。
4. 曾使用 AI 或數位工具協助製作文件、整理資料、建立表單或優化工作流程。
5. 具 ERP、偉盟系統或相關管理系統操作經驗。

本職務以總務及行政作業為主，並期待能運用 AI 與數位工具協助優化工作流程。若你喜歡整理、改善工作方式，也樂於學習新工具，歡迎加入我們。