總務專員

【Your Responsibilities】

1.環境與辦公設備管理
▸ 維持辦公空間整潔、協調修繕事務與定期巡檢，維護良好辦公環境品質
▸ 辦公室座位與硬體設備調度規劃，確保人員異動時有完善配置
▸ 管理員工門禁卡、感應系統開通與回收

2.資產與採購流程執行
▸ 管理辦公室設備、資產及耗材庫存，規劃採購週期與預算
▸ 進行比價、議價、下單、驗收等完整採購作業流程
▸ 建立與維護供應商名單與報價紀錄，優化採購效率

3.員工日常與行政支援
▸ 提供同仁日常行政需求協助，如信件收發、影印備品、出差訂票等
▸ 協助組織活動規劃、佈置與場地安排
▸ 員工宿舍行政管理與物件維護溝通聯繫

4.合約與文書檔案管理
▸ 整理與管理相關文件、合約、報價單與發票等資料
▸ 支援內部稽核、報帳及費用申請流程，提升資料透明度與正確性

5.主管交辦專案支援
▸ 參與跨部門行政專案執行，視需求協調外部資源並監控進度
▸ 對臨時或突發性行政需求具彈性處理能力