Admin & Support

Keskeiset työtehtäväsi

• Kaikki työntekijät ovat vastuussa turvallisen ja terveellisen työympäristön ylläpitämisestä, ja heidän tulee noudattaa kaikkia yrityksen työterveys- ja työturvallisuuskäytäntöjä, toimintatapoja sekä lakisääteisiä vaatimuksia.
• Toimit ensisijaisena yhteyshenkilönä työntekijöille, vierailijoille, asiakkaille, toimittajille ja muille sidosryhmille sekä varmistaa ammattimaisen ja vieraanvaraisen vastaanottokokemuksen.
• Hallinnoit vierailijoiden kulkuprosesseja, mukaan lukien vierailijoiden rekisteröinti, kulkulupien hallinnointi ja toimipaikan pääsyvaatimusten koordinointi.
• Tarjoat hallinnollista tukea sisäisille tiimeille, kuten asiakirjojen valmistelua, tiedonsyöttöä, rekisterien ylläpitoa, ostotilausten hallinnointia sekä muita päivittäisiä liiketoimintaprosesseja.
• Ylläpidät sähköisiä ja fyysisiä rekistereitä sekä dokumentaatiota yrityksen käytäntöjen sekä sovellettavien luottamuksellisuus- ja tietosuojavaatimusten mukaisesti.
• Tuet kulunvalvonta- ja turvallisuusjärjestelmien hallinnointia, mukaan lukien huoltopyyntöjen koordinointi, ongelmien raportointi ja yhteistyö palveluntarjoajien kanssa tarvittaessa.
• Koordinoit saapuvan ja lähtevän postin, kuriiripalvelut, toimitukset sekä toimistotarvikkeet varmistaen työympäristön sujuvan toiminnan.
• Rakennat ja ylläpidät myönteisiä suhteita sisäisiin sidosryhmiin ja ulkoisiin palveluntarjoajiin varmistaakseen työpaikkapalveluiden tehokkaan toteutumisen.
• Tunnistat mahdollisuuksia hallinnollisten ja työympäristöön liittyvien prosessien kehittämiseen sekä edistää positiivista työntekijä- ja vierailijakokemusta.

Suoritat muita esihenkilön määräämiä tehtäviä ja vastuita liiketoiminnan tarpeiden mukaisesti.

Odotamme sinulta

• Toimit luotettavana, positiivisena ja palveluhenkisenä ensikontaktina työntekijöille, vierailijoille, asiakkaille ja muille sidosryhmille.
• Olet oma-aloitteinen, täsmällinen ja luotettava sekä kykenet toimimaan läheisenä tukena päivittäisessä toiminnassa sisäisille sidosryhmille.
• Olet yhteistyökykyinen ja palveluhenkinen viestijä. Kommunikoit sujuvasti sekä suomeksi että englanniksi niin suullisesti kuin kirjallisesti. Ruotsin kielen osaaminen katsotaan eduksi.
• Hallitset Microsoft Office -ohjelmistot ja omaksut uusia järjestelmiä nopeasti, kuten Oracle, Coupa ja muut työhön liittyvät ohjelmistot.
• Työskentelet ripeästi ja huolellisesti myös muuttuvissa tilanteissa sekä käsittelet luottamuksellisia asioita vastuullisesti.