Administrative Coordinator (Temporary, 21 Months)

Administrative Coordinator
Exam Quality and Analytics
Temporary (21 months)

Today, the Royal College has over 55,000 members and the vision remains to advance the learning for specialist physicians to deliver the best health care for all. The Royal College partners and collaborates to lead the evolution of specialty medical education and standards; support specialist physicians, learners and teams to continuously improve; and advocate for excellence in specialty medicine by supporting innovation, well-being, equity and person-centered care. We are a national, nonprofit organization established in 1929 by a special Act of Parliament to oversee the medical education of specialists in Canada.

Under the direction of the Manager, Exam Quality and Analytics you will play a pivotal role in providing coordination and administrative support to the Exam Quality and Analytics team. This includes the collection of data and materials, drafting agendas, synthesizing minutes and ensuring follow-up of decisions and directives in line with critical deadlines and preparing and coordinating the briefings, reference materials and discussion papers for projects, meetings, committees and working groups.

With your highly developed organizational and time management skills, you will organize meetings and workshops for various groups of individuals appointed to act for the Royal College, including chairs of Examination Committees and examiners. You will coordinate schedules, travel and accommodation and ensure that supporting documentation is available for all meetings.

You will draw upon your strong oral and written communication skills to liaise with both Royal College staff and professionals from other related organization to draft correspondence, programs, reports, workshop materials, educational documents, brochures, and PowerPoint presentations to answer enquiries.

With your attention-to-detail, you will create, maintain, and modify report templates, workshop materials and educational documents. You will also maintain the document management systems for the unit.

You come to us with:
• College diploma in Business Administration or other related field or equivalent in experience.
• Minimum of three years of related experience providing support to projects, meetings, working groups, committees, and executives.
• Effective coordination, organizational, time management and project management skills.
• Solid understanding of work processes, protocols, and guidelines.
• Ability to exercise discretion and judgement and establish positive working relationships.
• Superior written communications skills.
• Problem-solving abilities and resourcefulness in dealing with different tasks and people.
• High level of proficiency in MS Office (e.g., Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams, etc.).
• Bilingualism (English and French) is an asset.

How to get noticed?
Please apply through our UKG recruitment platform with your résumé, covering letter and salary expectations by October 22, 2026.

The Royal College invites applications from all qualified applicants. The Royal College is strongly committed to employment equity and diversity in the workplace and encourages applications from Black, racialized/visible minorities, Indigenous/Aboriginal people, women, persons with disabilities, and 2SLGBTQQIA+ persons.

We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. An eligibility list may be established for similar positions of various tenures. The list will be retained for a maximum period of 3 years.

The Royal College supports a hybrid work environment which includes a combination of working both onsite in Ottawa and from home.

The Royal College will provide support in its recruitment processes for applicants with disabilities, including accommodation that considers an applicant’s accessibility needs. If you require accommodations during the interview process, please contact careers@royalcollege.ca

Please note that the job advertisement will no longer be available once the position has closed.

Band 4 - Hourly rate ranges from $26.21 to $33.11

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Coordonnatrice ou coordonnateur administratif

Qualité et analytique des données des examens

Temporaire (21 mois)

Vous aimez l’idée d’apporter votre soutien à des projets, des réunions, des comités et des groupes de travail? Vous êtes une personne organisée et proactive, en plus d’être à l’aise dans un environnement où les choses évoluent rapidement? Vous êtes en mesure de saisir et de synthétiser des renseignements abstraits et complexes? Alors, joignez-vous à notre équipe! Date limite : 22 octobre 2026.

Le Collège royal des médecins et chirurgiens du Canada compte aujourd’hui plus de 55 000 membres, mais sa vision reste la même : faire progresser l’apprentissage des médecins spécialistes pour offrir les meilleurs soins de santé à toute la population. De façon concertée et en partenariat, le Collège royal dirige l’évolution de la formation médicale spécialisée et des normes dans ce domaine, et contribue ainsi à l’amélioration constante des médecins spécialistes, de la communauté apprenante et des équipes professionnelles. En outre, son appui à l’innovation, au bien-être, à l’équité et aux soins centrés sur la personne reflète son engagement à l’égard de l’excellence en médecine spécialisée. Le Collège royal est un organisme d’envergure nationale et sans but lucratif créé en 1929 en vertu d’une loi spéciale du Parlement pour encadrer la formation médicale des spécialistes au Canada.

Sous la gouverne de la gestionnaire, Qualité et analytique des données des examens, vous jouerez un rôle clé dans la coordination et le soutien administratif de l’équipe. Cela comprend la collecte de données et de documents, la rédaction d’ordres du jour, la synthèse des procès-verbaux et le suivi des décisions et des directives en fonction des échéances critiques, ainsi que la préparation et la coordination des séances d’information, des documents de référence et des documents de travail pour les projets, les réunions, les comités et les groupes de travail.

Grâce à votre sens aigu de l’organisation et de la gestion du temps, vous organiserez des réunions et des ateliers pour divers groupes mandatés pour représenter le Collège royal, dont la présidence des comités d’examen et les examinateurs et examinatrices. Vous coordonnerez les horaires, les déplacements et l’hébergement, et veillerez à ce que des documents à l’appui soient fournis pour toutes les réunions.

En mettant à profit vos solides compétences en communication orale et écrite, vous collaborerez avec le personnel du Collège royal et d’autres organisations afin de rédiger de la correspondance, des programmes, des rapports, des documents d’atelier et de formation, des brochures et des présentations PowerPoint pour répondre aux demandes.

En portant une attention particulière aux détails, vous créerez, actualiserez et modifierez des modèles de rapports et des documents d’ateliers et de formation. Vous assurerez également la maintenance des systèmes de gestion documentaire de l’unité.

Exigences du poste

• Diplôme collégial en administration des affaires ou dans un domaine connexe, ou expérience équivalente.
• Au moins trois ans d’expérience du soutien à des projets, des réunions, des groupes de travail, des comités et des cadres.
• Solides compétences en coordination, organisation, gestion du temps et gestion de projet.
• Excellente compréhension des processus, des protocoles et des lignes directrices au travail.
• Capacité à faire preuve de discrétion et de jugement et aptitude à établir des relations de travail harmonieuses.
• Maîtrise de la communication écrite.
• Aptitudes en résolution de problèmes et débrouillardise dans la gestion de tâches et de relations variées.
• Très bonne connaissance des logiciels MS Office, notamment Word, Outlook, Excel et PowerPoint.
• Le bilinguisme (français et anglais) est un atout.

Pour postuler

Veuillez poser votre candidature dans la plateforme de recrutement UKG, et joindre votre curriculum vitæ, une lettre de motivation et vos attentes salariales, d’ici le 22 octobre 2026.

Le Collège royal invite toutes les personnes qualifiées à postuler. Fermement engagé à respecter l’équité en matière d’emploi et la diversité en milieu de travail, il encourage les personnes noires, autochtones ou appartenant à un groupe ethnique particulier, les femmes, ainsi que les personnes handicapées et 2ELGBTQI+ à poser leur candidature.

Nous remercions toutes les personnes qui manifestent leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec celles dont la candidature aura été retenue. Une liste d’admissibilité pourrait être établie afin de pourvoir des postes similaires de durées diverses. La liste sera conservée pendant 3 ans.

Le Collège royal favorise un mode de travail hybride, combinant le travail sur place à Ottawa et le travail à domicile.

Le Collège royal apportera son soutien aux personnes handicapées dans le cadre de ses processus de recrutement, notamment en proposant des mesures d’adaptation qui tiennent compte de leurs besoins en matière d’accessibilité. Si vous souhaitez vous en prévaloir, communiquez avec nous à l’adresse careers@collegeroyal.ca.

Niveau 4 – Fourchette de taux horaire : de 26,21 $ à 33,11 $