Asistente Administrativo (Temporal)

OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO

Coordinar y dar seguimiento a las agendas de gerencia, garantizando la organización y ejecución oportuna de reuniones, citas y compromisos; optimizar los tiempos de respuesta a solicitudes administrativas mediante una atención ágil y dentro de los plazos definidos; mantener actualizados los archivos digitales y físicos; y asegurar la correcta gestión de reservas de vuelos, hospedaje y transporte dentro del presupuesto asignado.

PRINCIPALES RESPONSABILIDADES Y TAREAS

Gerencia General y Operaciones:

• Coordinar y gestionar la agenda de la gerencia general, programando reuniones, citas y recordatorios importantes.

• Recibir y orientar a visitantes y clientes, brindando una experiencia de atención cordial y profesional.

• Apoyar en tareas administrativas adicionales, como la elaboración de reportes de gastos, solicitudes de reembolsos y otros requerimientos operativos.

Administración:

• Mantener el archivo al día de documentación gerencial tanto en digital como en físico (actas de asamblea, contratos de clientes, suplidores, documentación legal como registro mercantil, etc..) así como gestionar correspondencia externa de la gerencia y operaciones.

Coordinación de Reuniones y Eventos Gerenciales:

• Administrar los salones de reuniones, asegurando el adecuado uso de los mismos y gestionando las disponibilidades conforme a prioridades de la agencia.

• Brindar apoyo en la coordinación de los eventos y las actividades que le sean requeridas por la gerencia, relacionadas a temas operativos internos, de cultura, empleados, clientes o asesores.

• Coordinar las reuniones solicitadas por gerencia y la dirección general (internas y/o con clientes y proveedores), así como la logística de las mismas, los brindis, reserva de salón, envío de convocatorias y asegurar el debido seguimiento a las mismas.
• Gestionar las reservas y compra de boletos aéreos, viáticos, transporte, hospedaje de empleados, clientes y asesores, a reuniones, eventos, festivales, capacitaciones y cualquier actividad propia de la operación de la agencia.

Servicios Generales:

Gestionar las solicitudes de mensajería al Centro de Servicios, con el objetivo de lograr que la coordinación de las rutas y tramitación de la información y correspondencia se haga de manera efectiva y a tiempo.

PERFIL DEL PUESTO

Educación: Licenciatura en Administración de empresas, Mercadeo o carreras afines.