Assistant administratif bilingue H/F

Sous la responsabilité du Directeur du Centre Europe et de la Cheffe de projet Erasmus+, le/la Chargé(e) de gestion des programmes Erasmus+ contribue à la mise en œuvre, au suivi et au développement des dispositifs de mobilité internationale de l'institution.
À ce titre, il/elle contribue à la gestion administrative et financière des projets Erasmus+ financés par la Commission européenne, accompagne les bénéficiaires tout au long de leur mobilité et participe au pilotage opérationnel des programmes. Il/elle veille au respect des règles de gestion et de conformité applicables aux financements européens et contribue à la qualité de l'expérience offerte aux étudiants, enseignants et personnels participants.

Principales responsabilités :

• Gestion et suivi des projets Erasmus+
  • Assurer la gestion opérationnelle des projets Erasmus+ Mobilité de l'enseignement supérieur (AC 131 - Union européenne) et Mobilité internationale de crédits (AC 171) ;
  • Veiller au respect des obligations contractuelles, administratives et financières associées aux financements européens ;
  • Participer à la préparation des candidatures, rapports intermédiaires et rapports finaux destinés à l'Agence Erasmus+ ;
  • Contribuer au suivi des indicateurs de réalisation et à l'évaluation des projets ;
  • Participer à l'amélioration continue des procédures de gestion et des outils de suivi.
• Gestion financière et conformité
  • Assurer le suivi budgétaire des projets en lien avec la Cheffe de projet ;
  • Préparer et contrôler les opérations liées au versement des aides à la mobilité ;
  • Vérifier la conformité des dossiers administratifs et financiers des bénéficiaires ;
  • Réaliser les rapprochements comptables nécessaires au suivi des financements ;
  • Contribuer à la préparation des audits, contrôles et demandes de justification émanant des autorités de financement.
• Accompagnement des bénéficiaires
  • Informer et accompagner les étudiants, enseignants et personnels administratifs participant aux programmes ;
  • Assurer le suivi individuel des bénéficiaires avant, pendant et après leur mobilité ;
  • Organiser les rendez-vous de préparation et de clôture des mobilités ;
  • Répondre aux demandes d'information et assurer un suivi régulier des participants, en français comme en anglais ;
  • Garantir la qualité et la complétude des dossiers administratifs.
• Gestion des données et reporting
  • Contribuer à administrer les données relatives aux mobilités sur les plateformes de gestion européennes et institutionnelles ;
  • Assurer la fiabilité des données nécessaires au pilotage des projets et aux obligations de reporting ;
  • Contribuer à la production des tableaux de bord et des analyses permettant le suivi des activités et des financements.
• Communication et animation des programmes
  • Participer à la valorisation des opportunités de mobilité auprès des étudiants et des partenaires ;
  • Proposer des mises à jour les supports d'information et les ressources destinées aux participants ;

Le programme Erasmus+ constitue l'épine dorsale de la politique européenne de coopération de Sciences Po, notamment sur l'animation de la mobilité étudiante.
Le Centre Europe met en œuvre le programme Erasmus+ et en particulier le bureau Erasmus + au sein duquel le poste est ouvert afin d'assurer la mise en œuvre administrative de la mobilité de près de 650 étudiants à ce jour. La volumétrie est croissante d'une année à l'autre.

Formation et expérience

• Diplôme de minimum niveau Bac+3 en affaires européennes, relations internationales, gestion de projets, administration publique ou domaine équivalent ;
• Première expérience professionnelle dans la gestion de programmes internationaux, de projets financés sur fonds publics ou de dispositifs de mobilité académique ;
• Une expérience du programme Erasmus+ ou plus largement des financements européens constitue un atout significatif.

Compétences

• Solides capacités d'organisation et de gestion simultanée de plusieurs dossiers
• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, et aisance avec les bases de données et outils de suivi
• Bonne compréhension des enjeux budgétaires et administratifs liés à la gestion de projets financés
• Capacité à interpréter et appliquer des procédures réglementaires complexes ;
• Excellente expression écrite et orale en français
• Très bonne maîtrise de l'anglais (niveau C1 minimum)
• Qualités personnelles
• Sens des responsabilités et grande rigueur
• Esprit d'initiative et autonomie
• Capacité d'analyse et de résolution de problèmes
• Excellentes qualités relationnelles et sens du service
• Aptitude à évoluer dans un environnement international, multiculturel et exigeant
• Goût du travail collaboratif et de la coordination transversale