Assistant de direction - Gestionnaire administratif de l'IFR InSPA F/H (réf. RPS5)

Fonctions : Assistant-e de direction - Gestionnaire administratif-ve de l’IFR InSPA
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J
Emploi-type : Assistant-e de direction

CDD d’un an.

A pourvoir dès que possible.

Missions :

• Assurer l’appui administratif et organisationnel de la direction de l’InSPA
• Assurer la coordination administrative entre la direction et ses interlocuteurs universitaires et institutionnels
• Contribuer à la communication de l’InSPA à travers la gestion de ses sites internet
• Préparer et formaliser les documents de la direction, en veillant au suivi des circuits de validation et de signature

Activités principales :

• Assurer les échanges administratifs avec les enseignants, les étudiants, les services de la Faculté de Santé et les partenaires extérieurs ; transmettre les informations et orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents
• Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi utiles au pilotage de l’activité et signaler les échéances ou points nécessitant une décision
• Gérer les agendas et les plannings de l’équipe de direction ; rédiger et mettre en forme les courriers et présentations
• Préparer les réunions : organisation logistique, convocations et préparation des documents ; rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions
• Aider à organiser et à coordonner les jurys auxquels participe l’équipe de direction : planification, convocations, préparation des dossiers et suivi administratif
• Gérer et mettre à jour les sites internet de l’équipe de direction : actualiser les contenus, mettre en ligne les informations et les documents et coordonner les interventions des services spécialisés

Connaissances transversales requises :

• Bonne connaissance ou capacité à acquérir rapidement le fonctionnement du milieu universitaire, de la Faculté de Santé et des cursus en santé
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs : Word, Excel, Outlook, PowerPoint, agendas partagés, outils de visioconférence et espaces documentaires ; facilités d’adaptation à de nouveaux outils bureautiques
• Excellente maîtrise du français écrit : orthographe, syntaxe, rédaction et mise en forme de courriers et comptes rendus
• Connaissances de base en gestion administrative

Savoir-faire :

• Organiser et prioriser des activités multiples, anticiper les échéances et gérer les urgences
• Construire et tenir des plannings complexes, coordonner des réunions et en assurer le suivi opérationnel
• Rédiger des comptes rendus synthétiques et structurés ; produire des documents administratifs de qualité
• Communiquer avec des interlocuteurs variés de manière claire, professionnelle et adaptée ; savoir relancer et obtenir les informations nécessaires
• Utiliser et fiabiliser des tableaux de bord, listes de suivi et bases de données simples
• Travailler en autonomie tout en rendant compte, identifier les difficultés et proposer des solutions pratiques
• Respecter les procédures, les délais et la confidentialité des informations traitées

Savoir-être :

• Sens aigu de l’organisation, rigueur et fiabilité
• Très bon relationnel, diplomatie et sens du travail en équipe
• Réactivité, disponibilité et capacité d’adaptation
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Sens du service public et qualité d’accueil des étudiants, enseignants et partenaires