Assistant(e) de direction

- Assurer le secrétariat des trois directeurs adjoints, tous référents d'un ou plusieurs services de la DREAL : gestion des agendas, programmation de réunions et entretiens, organisation de déplacements, préparation de dossiers et courriers, relations avec les services et partenaires
- Programmer des rendez-vous périodiques des directeurs adjoints avec les chefs de service, en coordination avec les assistants des services
- Gérer la boite direction et la réception du courrier postal de la DREAL sur le site de Besançon et son transfert sur le site de Dijon
- Réaliser certaines tâches collectives répondant aux objectifs de coordination du pôle
- Contribuer à la continuité du secrétariat de direction selon le Qui fait Quoi du pôle et à la mise à jour des modes opératoires et outils cabinets
- Le cas échéant, apporter un appui de secrétariat aux services.

Liaison hiérarchique :
Sous l'autorité hiérarchique du chef de pôle coordination, vous travaillerez en collaboration avec les membres du cabinet et en relation avec :
- les services de la Dreal et notamment leurs assistants
- les services du pôle ministériel, préfectures et autres directions régionales, partenaires professionnels, collectivités territoriales, directions d'administration centrale
Composé de 4 agents, le secrétariat de direction est réparti sur les 2 sites siège mais son travail est organisé dans un principe de continuité et de suppléance de la totalité de ses activités.
Le cabinet est composé de 10 agents répartis en 2 pôles (communication et coordination) placés sous la responsabilité de la directrice de cabinet.

Compétences techniques
- maîtrise des outils bureautiques et numériques
- qualités rédactionnelles et d'expression orale, capacité de rédaction de courriers simples
- connaissance des missions de la DREAL, son organisation, son environnement, du fonctionnement des organisations
Compétences transversales
- réagir avec discernement dans un environnement complexe ou en situation d'urgence
- gérer des demandes multiples et hiérarchiser les priorités
- planifier son travail et l'organiser dans un cadre collectif
- respecter des échéances, rendre compte
- prendre des initiatives, proposer des solutions adaptées
Compétences relationnelles
- faire preuve de disponibilité et de discrétion
- sens de la réactivité adaptée aux circonstances
- savoir clarifier les demandes avec tact
Le principe de suppléance entre assistants pour assurer la continuité du service, demande de faire preuve d'une certaine polyvalence et d'un bon esprit d'équipe.

Modes d'acquisition :
Certaines compétences pourront être acquises par compagnonnage et lors de formations. Une expérience sur ce type de fonction ou dans un positionnement équivalent serait appréciée.