Assistante Marketing

Pour réussir dans cette fonction, vous savez conjuguer rigueur administrative, sens du service, autonomie et excellence organisationnelle. Vous êtes reconnu(e) pour votre capacité à coordonner efficacement de multiples activités, à gérer les priorités et à faciliter le quotidien de vos interlocuteurs tout en garantissant le respect des processus et des délais.

Cette fonction est idéale pour une personne appréciant la polyvalence, le travail en équipe et la coordination d'activités variées dans un environnement marketing dynamique.

GESTION ADMINISTRATIVE ET BUDGETAIRE

• Contrôle des devis avant saisie dans SAP (condition de règlements, Centre de Coût, autorisation d’engagement)
• Saisie des commandes dans SAP
• Suivi de l’avancement des prestations pour réception
• Réceptions des commandes dans SAP
• Traitement et validation des factures ITESOFT
• Rappel des règles d’engagement en cas de dérive
• Demande de création de fournisseurs sous INTEX en relation avec les données de base
• Demande de modification et réactivation de fournisseurs

TRAITEMENT DES DEMANDES DE PRODUITS FINIS ET DE MATIERES PREMIERES

• Analyse de la demande : vérification de la disponibilité sous SAP et choix du process
• Saisie des commandes client sous SAP
• Saisie commande sous excel et transmission aux services concernés (MP, échantillon)
• Récupération des colis pour mise à disposition du demandeur ou envoi

ORGANISATION DE REUNIONS, SEMINAIRES ET LOGISTIQUE D’EVENEMENTS

• Organisation de réunions d’équipe et/ou de réunions transverses entre maison et marchés
• Organisation des points équipes mensuels et COPIL (invitations, intendance, ordre du jour)
• Coordination, commande de produits, installation et présence (quand nécessaire) lors des événements (show innovations, conventions distributeurs, dégustations internes)
• Organisation de séminaires

OPERATIONS ADMINISTRATIVES COURANTES

• Gestion des courriers et colis
• Traitement des demandes d’accueil des nouveaux collaborateurs (livret d’accueil, kit d’arrivée, demande de matériel téléphonique et informatique, parcours d’intégration)

COORDINATION DE LA PROTECTION DES MARQUES

• Centralise les demandes des équipes et établit le lien avec le service juridique du groupe
• Recherche et collecte et centralise l’ensemble des éléments permettant l’enregistrement et les renouvellements des marques en lien avec les services marketing et commercial

RELAIS SUR DES SUJETS OPERATIONNELS DE L’EQUIPE

• Analyses Catégories/Performance via PowerBI
• Suivi budgétaire

• Bac +2 à Bac +3 avec une expérience de 3 à 5 ans minimum sur un poste d'assistanat polyvalent, assistanat marketing, assistanat commercial ou coordination administrative est souhaitée.

Compétences techniques

Gestion administrative et budgétaire

• Maîtrise des processus administratifs et de gestion des commandes.
• Bonne compréhension des mécanismes budgétaires et des circuits d'engagement des dépenses.
• Suivi de facturation et contrôle documentaire.

Outils informatiques

• Maîtrise du Pack Office, notamment Excel, Outlook / Microsoft 365
• Très bonne maîtrise de SAP (commandes, réceptions, suivi fournisseurs, stocks)
• Connaissance du logiciel SalesForce est un atout
• Anglais (pour communication avec marchés)

Gestion de projet et événementiel

• Coordination logistique de réunions, séminaires et événements.
• Gestion simultanée de plusieurs dossiers et interlocuteurs.
• Suivi des plannings et des échéances.

Relation client et fournisseurs

• Gestion des demandes internes et externes.
• Suivi administratif des réclamations.
• Coordination avec différents prestataires et fournisseurs.

Compétences comportementales

Organisation et rigueur

• Grande capacité d'organisation et sens des priorités.
• Rigueur dans le suivi des procédures et fiabilité dans l’exécution

Relationnel et communication

• Excellent sens du service et esprit collaboratif.
• Aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés et parties prenantes transversales (Ecole, production, autres services…)
• Gestion de l’information avec confidentialité (en lien direct avec Direction Marketing)

Agilité et adaptabilité

• Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle.
• Réactivité face aux imprévus.
• Faculté à travailler dans un environnement dynamique avec des priorités évolutives.

Autonomie et prise d'initiative

• Capacité à anticiper les besoins des équipes.
• Proactivité dans la résolution des problèmes.
• Force de proposition sur les améliorations de processus est un plus

Esprit d'équipe

• Sens du collectif et entraide.
• Capacité à créer des relations de confiance avec les différents partenaires internes.