Assistenz Office & Operations (m/w/d)
Summary
Assists with office and operations management at a Frankfurt-based company, handling administrative tasks, visitor coordination, and facility logistics.
Als Assistenz im Bereich Operations übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der Organisation und Verwaltung unseres Bürostandorts in Frankfurt. Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse und unterstützen das Team in vielfältigen organisatorischen Aufgaben.
- Organisation und Verwaltung der Büroräumlichkeiten sowie Unterstützung bei der Raum- und Arbeitsplatzplanung.
- Koordination von Lieferungen, Büroeinrichtungen sowie Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.
- Planung, Organisation und Betreuung von Besucherterminen einschließlich Besucheranmeldung, Catering und Pflege der Visitor-Pipeline.
- Verwaltung der Besucher-PSA sowie Durchführung von Bestandskontrollen.
- Organisation und Verwaltung von Schlüsseln, Zutrittskarten und Zufahrtsgenehmigungen.
- Organisation des Büroalltags einschließlich Beschaffung von Büromaterial und allgemeinen Betriebsmitteln.
- Verwaltung und Pflege der digitalen und physischen Dokumentenablage sowie Unterstützung bei Dokumentenstandards.
- Administrative Begleitung von HR-Prozessen sowie die Koordination von Ausweisen und Arbeitsmitteln.
- Verwaltung und Organisation des Fuhrparks einschließlich Fahrzeugkoordination und Fahrtenbüchern.
- Übernahme weiterer administrativer und organisatorischer Aufgaben zur Unterstützung des Teams Operations.
- Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung (z. B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Assistenz, Office Management) oder vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Office- oder Standortfunktion, idealerweise in einem industriellen, technischen oder projektgetriebenen Umfeld
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
- Hohe Service- und Lösungsorientierung im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
- Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (insb. Outlook, Teams, Word, Excel); Erfahrung mit digitalen Tools und Formularen von Vorteil
- Deutsch: sehr gute Kenntnisse in Wort und Schrift
- Englisch: gute Kenntnisse in Wort und Schrift (für interne Kommunikation und Besucher)
- Mitarbeit in einem visionären Team in einem jungen Unternehmen
- Spannende Aufgaben und hervorragende Entwicklungsperspektiven
- Abwechslungsreiche Arbeit an einer Zukunftstechnologie mit hohem Wachstumspotenzial
- Spannende Themengebiete: Erneuerbare Kraftstoffe, Energiewende, Klimaschutz
- Gleitende Arbeitszeiten
- Ergebnisorientierte Kultur mit viel Freiraum für Eigeninitiative und Ideen
- Offene und diverse Unternehmenskultur
- Jobticket, Wellpass