Center Manager

Descripción General

El Gerente de Centro es responsable de liderar estratégica y operativamente los Centros de Atención de Operación Sonrisa Guatemala, asegurando su adecuado funcionamiento, el cumplimiento de las metas institucionales y la continuidad de la atención integral de los pacientes.

La posición supervisa directamente a las Coordinaciones de los Centros de Guatemala y Petén, estableciendo prioridades, metas, indicadores y planes de trabajo, y promoviendo una gestión estandarizada, eficiente y centrada en el paciente.

Es responsable de asegurar que los Centros cuenten con la capacidad, los recursos y los procesos necesarios para brindar atención integral, oportuna, segura y de calidad, en alineación con las políticas de Operación Sonrisa Guatemala y los estándares de Operation Smile International.

Asimismo, analiza permanentemente el desempeño y capacidad de los Centros, identifica brechas y oportunidades de mejora y propone a la Dirección Ejecutiva estrategias para ampliar el acceso, fortalecer los servicios y asegurar la sostenibilidad del modelo de atención.

Funciones y Responsabilidades

1. Liderazgo y Gestión de los Centros

• Liderar y supervisar el funcionamiento integral de los Centros de Atención de Guatemala y Petén, asegurando el cumplimiento de sus objetivos, planes de trabajo y metas institucionales.

• Supervisar, acompañar y desarrollar a las Coordinaciones de ambos Centros, estableciendo prioridades, responsabilidades y expectativas claras de desempeño.

• Asegurar que cada Centro cuente con una planificación anual y mensual de actividades, consultas, especialidades y recursos necesarios para alcanzar las metas establecidas.

• Promover la estandarización de procesos y buenas prácticas entre ambos Centros, procurando consistencia en la atención, documentación, seguimiento de pacientes y gestión administrativa.

• Identificar oportunamente riesgos, limitaciones de capacidad o necesidades operativas y presentar a la Dirección Ejecutiva las propuestas necesarias para su resolución.

2. Atención Integral y Continuidad del Paciente

• Garantizar que los pacientes incorporados a los Centros tengan acceso a una atención integral, continua y coordinada de acuerdo con sus necesidades y plan de tratamiento.

• Asegurar que existan rutas claras de atención, referencia y seguimiento entre las diferentes especialidades y servicios disponibles.

• Asegurar la adecuada recepción e incorporación del paciente al modelo de atención integral una vez completado el proceso de identificación e inserción inicial. A partir del primer ingreso del paciente al Centro, la responsabilidad de su acompañamiento, continuidad y coordinación del tratamiento corresponderá a los Centros de Atención.

• Monitorear la continuidad y retención de los pacientes dentro del tratamiento integral, desarrollando estrategias para reducir pérdidas de seguimiento y barreras de acceso.

• Asegurar una adecuada articulación entre los Centros de Atención y los Programas Quirúrgicos, facilitando la preparación preoperatoria, referencia, seguimiento postoperatorio y continuidad del tratamiento integral.

3. Gestión de Capacidad y Servicios

• Analizar permanentemente la capacidad instalada, demanda, productividad y disponibilidad de profesionales de cada Centro.

• Desarrollar estrategias para ampliar y sostener la capacidad de atención mediante staff médico, voluntariado, estudiantes, universidades, hospitales y otras alianzas que permitan alcanzar las metas institucionales.

• Evaluar periódicamente horarios, demanda, disponibilidad de profesionales y utilización de espacios para optimizar la capacidad instalada.

• Identificar brechas de atención y proponer la incorporación, ampliación o modificación de servicios y especialidades cuando las necesidades de los pacientes y la estrategia institucional lo justifiquen.

• Identificar las necesidades de profesionales, voluntarios y estudiantes para los Centros y coordinar con Educación y Voluntariado las estrategias de incorporación y participación necesarias.

4. Gestión de Personas

• Liderar, acompañar y desarrollar a las Coordinaciones de los Centros de Guatemala y Petén.

• Establecer objetivos claros y realizar seguimiento periódico al desempeño, cumplimiento de metas e indicadores de las Coordinaciones bajo su responsabilidad.

• Identificar necesidades de capacitación y desarrollo del equipo y promover oportunidades para fortalecer sus capacidades.

• Promover una cultura de colaboración, responsabilidad, servicio al paciente, comunicación efectiva y mejora continua.

• Coordinar con Administración y Dirección Ejecutiva las necesidades de personal y recursos humanos requeridas para el funcionamiento de los Centros.

5. Indicadores, Datos y Resultados

• Establecer, monitorear y evaluar las metas anuales y mensuales de consultas, pacientes únicos, continuidad, retención, productividad y demás indicadores definidos para los Centros.

• Analizar periódicamente los resultados de Guatemala y Petén, identificar desviaciones y desarrollar planes de acción cuando las metas no estén siendo alcanzadas.

• Asegurar la integridad, confidencialidad, calidad y actualización oportuna de la información clínica y administrativa de los pacientes en los sistemas institucionales, incluyendo el CRM.

• Asegurar que los expedientes e historiales clínicos se encuentren completos y actualizados de acuerdo con los procesos y protocolos institucionales.

• Presentar periódicamente a la Dirección Ejecutiva análisis consolidados del desempeño de ambos Centros, incluyendo resultados, brechas, riesgos y acciones correctivas.

• Utilizar información y datos para orientar la planificación, asignación de recursos y toma de decisiones.

6. Presupuesto y Administración de Recursos

• Elaborar, ejecutar y administrar el presupuesto anual de los Centros de Atención, asegurando su alineación con las metas y prioridades institucionales.

• Supervisar la ejecución presupuestaria de Guatemala y Petén, promoviendo el uso eficiente y sostenible de los recursos.

• Identificar oportunamente desviaciones, necesidades adicionales y oportunidades de ahorro o reprogramación.

• Coordinar con Administración los procesos relacionados con compras, mantenimiento, infraestructura, equipos, proveedores y demás recursos requeridos para la operación.

• Garantizar la disponibilidad de los recursos necesarios para brindar una atención integral, oportuna, segura y de calidad.

7. Calidad y Mejora Continua

• Asegurar la implementación y cumplimiento de los protocolos de atención por especialidad y participar, junto con la Coordinación de Calidad Clínica y Seguridad del Paciente y los referentes clínicos correspondientes, en su revisión y actualización.

• Trabajar de manera coordinada con la Coordinación de Calidad, facilitando auditorías y verificaciones y asegurando la atención y cierre oportuno de los hallazgos y acciones correctivas correspondientes.

• Promover revisiones periódicas de los procesos para identificar oportunidades de mejora en la experiencia, continuidad y atención del paciente.

• Promover buenas prácticas, innovación y acciones de mejora continua que contribuyan a fortalecer los resultados de los Centros.

• Asegurar que los Centros operen de acuerdo con las políticas, protocolos y estándares establecidos por Operación Sonrisa Guatemala y Operation Smile International.

8. Relaciones y Coordinación Transversal

• Mantener y fortalecer las relaciones necesarias para el funcionamiento y crecimiento de los Centros con universidades, instituciones de salud, profesionales, organizaciones y otros aliados.

• Coordinar con Identificación de Pacientes la transición ordenada de los pacientes hacia los Centros y la claridad de responsabilidades dentro de la ruta institucional del paciente.

• Coordinar con Programas Quirúrgicos los procesos de preparación, referencia, seguimiento y continuidad de pacientes vinculados a intervenciones quirúrgicas.

• Coordinar con Educación y Voluntariado las necesidades de profesionales, voluntarios y estudiantes para fortalecer la capacidad de atención.

• Coordinar con la Coordinación de Calidad el cumplimiento de estándares, auditorías, protocolos y acciones de mejora.

• Elevar a la Dirección Ejecutiva las alianzas, convenios, nuevas iniciativas o decisiones estratégicas que requieran revisión y aprobación institucional.

9. Reportes y Rendición de Cuentas

• Generar, analizar y presentar informes periódicos de gestión, atención, seguimiento de pacientes, indicadores y ejecución presupuestaria.

• Mantener a la Dirección Ejecutiva informada sobre resultados, riesgos, desviaciones, necesidades y decisiones relevantes de los Centros.

• Asegurar el cumplimiento oportuno de reportes, documentación y entregables requeridos por Operación Sonrisa Guatemala y Operation Smile International.

• Comunicar oportunamente cualquier situación que represente un riesgo para los pacientes, el equipo, la operación, la reputación institucional o el cumplimiento de las metas.