Gestionnaire administratif.ve du Service d'Aide à la Vie Etudiante

Missions :
Sous la responsabilité de la responsable du pôle Saive
● Assurer une mission de service public : accueillir, informer et conseiller les étudiants.es dès leur
entrée à l’université et tout au long de leur parcours universitaire.

● Participer à la mise en œuvre des actions du pôle Saive pour accompagner les étudiants ayant
une difficulté et faciliter leur réussite dans les études.

● Prendre en charge l’organisation des commissions d’exonération des droits d’inscription, des
commissions de remboursement des droits d’inscription et des commissions d’aides sociales.

● Appuyer les différentes activités administratives du pôle auquel il.elle est rattaché.e.
Activités principales :
➔ Accueil et information du public : (physique, téléphonique), orientation vers d’autres
interlocuteurs, réponses aux mails. L’accueil et l’information s’entend de manière étendue
aux aides et services liés à la vie étudiante proposés par l’université.

➔ Gestion
◆
administrative de deux commissions d’aides étudiantes :
La commission d’exonération des droits d’inscription : réception des dossiers de
demande, vérification des pièces constitutives du dossier, préparation des
commissions, participation aux séances, envoi des notifications de décision aux
demandeurs et relation avec les étudiants.
◆ La commission d’aide sociale pour les étudiants : réception des dossiers de
demande, vérification des pièces constitutives du dossier, préparation des
commissions, participation aux séances, envoi des notifications de décision et
relation avec les étudiants.
➔ Entretien d’un lien étroit avec le service social du CROUS.
➔ Suivi budgétaire et financier (en lien avec la responsable du pôle Saive et la Direction
Financière et le Service Comptabilité).
➔ Participation à la rédaction du bilan annuel des commissions et de tout autre bilan
pouvant être lié à son activité ou l’activité du pôle (nombre de mails reçus sur la liste
générique, d’étudiants rencontrés, participation aux futurs ateliers et autres besoins).
➔ Assistance administrative : secrétariat, gestion du courrier, classement, archivage divers,
suivi budgétaire et statistiques, suivi des activités, etc
➔ Soutien logistique lors des évènements organisés par le Saive.
Le pôle étant nouvellement créé, les actions vont se développer et une polyvalence et
adaptation sont nécessaires.

Connaissances requises :
∙ Connaissance de l’environnement universitaire
∙ Connaissance en gestion administrative
∙ Connaissance des techniques d’accueil physique et téléphonique
Compétences opérationnelles :
∙ Maîtrise des outils de bureautiques et numériques (Excel, Word, Google Drive)
∙ Maîtrise des méthodes de classement
∙ Excellente communication écrite et orale
∙ Savoir rendre compte
Qualités requises :
∙ Organisation et rigueur
∙ Autonomie et adaptation
∙ Sens du relationnel
∙ Travail en équipe
∙ Réactivité