Менеджер / помощник руководителя отдела ПТО

Обязанности:
Компания: ООО «СК-2008» Заработная плата: договорная от 100 000 руб. определяется по результатам собеседования с учётом опыта, навыков и согласованного объёма обязанностей. Приглашаем менеджера производственно-технического отдела — помощника руководителя ПТО для организации документооборота, сопровождения договоров, взаимодействия с поставщиками и работы на электронной площадке заказчика. Ищем внимательного и организованного сотрудника, который умеет контролировать сроки, поддерживать порядок в документах и оперативно решать текущие организационные вопросы. Обязанности Помощь руководителю и ведущему специалисту ПТО в организации ежедневной работы отдела. Участие в планировании деятельности отдела с учётом целей компании, графиков выполнения работ и текущих задач по объектам. Ведение перечня поручений, контроль сроков их исполнения, сбор информации о ходе выполнения. Организация обмена информацией между ПТО, снабжением, бухгалтерией, сотрудниками строительных объектов и другими подразделениями. Работа с договорами и деловая переписка Организационное сопровождение заключаемых соглашений, договоров и контрактов. Контроль наличия необходимых приложений, спецификаций и дополнительных соглашений. Ведение реестра договоров, отслеживание сроков согласования, подписания и действия документов. Направление документов на согласование ответственным специалистам, контроль получения замечаний и исправленных редакций. Подготовка деловых писем, запросов, уведомлений и сопроводительной документации. Взаимодействие с заказчиками, подрядчиками, поставщиками и другими деловыми партнёрами в пределах порученных задач. Сбор, систематизация и своевременная передача информации, необходимой для работы отдела. Взаимодействие с поставщиками Прямая работа с поставщиками по вопросам заявок, поставок материалов и сопроводительных документов. Ведение документации ПТО Формирование и ведение накопительных папок актов, исполнительной и рабочей документации. Систематизация документов по объектам, договорам, видам работ и отчётным периодам. Регистрация входящей и исходящей документации. Контроль комплектности документов по установленным перечням и требованиям заказчика. Ведение реестров актов, исполнительной документации, чертежей и сопроводительных писем. Сканирование, копирование, комплектование и подготовка документов к передаче заказчику. Отслеживание актуальности версий документов и наличия подписанных экземпляров. Организация бумажного и электронного архива, обеспечение быстрого поиска документов. Работа на электронной площадке заказчика Размещение документов на электронной площадке заказчика в соответствии с установленным порядком. Заполнение необходимых форм и карточек, загрузка приложений. Контроль статусов рассмотрения, согласования и возврата документов. Отслеживание уведомлений, замечаний и запросов заказчика. Передача замечаний ответственным сотрудникам, повторная загрузка исправленных документов после согласования. Подготовка, подача, учёт и контроль согласования распределительных писем на поставку материалов. Ведение реестра распределительных писем с указанием объекта, материала, поставщика, даты подачи и текущего статуса. Контроль соответствия размещаемой информации согласованным заявкам и документам. Дополнительные задачи Выполнение поручений руководителя и ведущего специалиста отдела ПТО в рамках должностных обязанностей. Оперативное информирование руководителя о недостающих документах, нарушении сроков и вопросах, требующих решения. Участие в улучшении системы документооборота и учёта задач отдела. Соблюдение конфиденциальности служебной и коммерческой информации. Требования Среднее профессиональное или высшее образование. Техническое или строительное образование будет преимуществом. Опыт административной работы, договорного сопровождения, документооборота, снабжения или работы в ПТО. Уверенное владение Microsoft Excel и Word. Умение работать с таблицами, реестрами, электронными папками и большим объёмом документов. Навыки ведения деловой переписки и телефонных переговоров. Умение проверять реквизиты, даты, номера документов и комплектность приложений. Способность самостоятельно организовывать рабочий день, определять приоритеты и соблюдать сроки. Внимательность, ответственность, аккуратность и исполнительность. Готовность работать в режиме многозадачности и взаимодействовать с несколькими подразделениями. Умение своевременно уточнять недостающую информацию и доводить порученные задачи до результата. Будет преимуществом Опыт работы в строительной организации или производственно-техническом отделе приветствуется. Условия работы Заработная плата — договорная, определяется по результатам собеседования с учётом опыта, навыков и согласованного объёма обязанностей. Работа во взаимодействии с ведущим специалистом отдела ПТО. Задачи в области строительного документооборота, сопровождения поставок и взаимодействия с заказчиком. График, место работы, формат оформления и остальные условия обсуждаются на собеседовании.