Office Coordinator (m/w/d)

In dieser vielseitigen Rolle sorgst du dafür, dass administrative Abläufe zuverlässig funktionieren und Mitarbeitende bei organisatorischen Fragen schnell die richtige Unterstützung erhalten. Du arbeitest eng mit HR, Payroll, Teamleitungen und dem Management zusammen und verbindest Personaladministration mit klassischer Büroorganisation. Dabei übernimmst du Verantwortung für Themen von Zeiterfassung und Onboarding bis hin zu Terminen, Verträgen, Rechnungsunterlagen und Beschaffung. Du arbeitest selbstständig, setzt klare Prioritäten und hast gleichzeitig viele interne Schnittstellen im Blick.

Du unterstützt unsere Mitarbeitenden im Arbeitsalltag

• Du betreust die Zeiterfassung und das Abwesenheitsmanagement und unterstützt administrativ bei der Personaleinsatzplanung.
• Du koordinierst die administrativen Schritte bei Ein- und Austritten und sorgst für einen strukturierten On- und Offboarding-Prozess.
• Du pflegst Personalakten und stellst sicher, dass relevante Informationen vollständig und aktuell sind.
• Du koordinierst organisatorische und technische Anliegen unserer Mitarbeitenden und bindest bei Bedarf die richtigen internen Ansprechpartner ein.

Du hältst unsere Büroorganisation am Laufen

• Du organisierst den täglichen Büroablauf und kümmerst dich um Post, Korrespondenz und allgemeine administrative Themen.
• Du koordinierst Termine, bereitest Besprechungen vor und unterstützt bei der Organisation von Dienstreisen.
• Du verwaltest und archivierst Verträge und weitere relevante Unterlagen zuverlässig.
• Du bereitest Rechnungen und Unterlagen für die Buchhaltung vor und sorgst für eine vollständige Dokumentation.
• Du koordinierst weitere administrative Projekte gemeinsam mit dem Management und den Fachbereichen.

Du sorgst für verlässliche Daten und administrative Prozesse

• Du legst Stammdaten und Benutzerkonten an, hältst sie aktuell und achtest auf eine hohe Datenqualität.
• Du unterstützt organisatorisch bei Maßnahmen rund um Arbeits- und Brandschutz und stimmst dich dabei mit den verantwortlichen Fachstellen ab.
• Du gehst sorgfältig und vertraulich mit Personal-, Unternehmens- und Vertragsdaten um.

Du koordinierst Beschaffung und Ressourcen

• Du ermittelst den Bedarf an Büro-, Verbrauchs- und Firmenmaterialien und kümmerst dich um Bestellung, Beschaffung und erforderliche Abholungen.
• Du verwaltest Materialien und Geräte und behältst die vorhandenen Bestände im Blick.
• Du führst Inventuren durch und hältst Bestands- und Lagerlisten aktuell.

Must-have

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in der Büroorganisation, Assistenz, Verwaltung oder Personaladministration.
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie Erfahrung mit digitalen Verwaltungs-, Personal- oder Zeiterfassungssystemen.
• Eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu priorisieren und auch bei höherem Arbeitsaufkommen den Überblick zu behalten.
• Ausgeprägte Service- und Kommunikationsorientierung sowie Freude an der Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden und unterschiedlichen Fachbereichen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse und ein zuverlässiger, diskreter Umgang mit sensiblen Informationen.

Nice-to-have

• Erfahrung mit administrativen On- und Offboarding-Prozessen oder weiteren HR-nahen Themen.
• Kenntnisse in der vorbereitenden Rechnungsbearbeitung, Vertragsverwaltung oder Stammdatenpflege.
• Erfahrung in einem vielseitigen Büroumfeld mit unterschiedlichen internen Ansprechpartnern und wechselnden organisatorischen Aufgaben.

Was wir bieten

• Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit – gestalte deinen Arbeitstag passend zu deinem Leben.
• Mobiles Arbeiten – eine ausgewogene Mischung aus Büro und Homeoffice.
• 30 Urlaubstage für Erholung, Ausgleich und neue Energie.
• Umfangreiche Gesundheitsleistungen, darunter kostenlose Vorsorgeuntersuchungen, Impfangebote und weitere präventive Maßnahmen.
• Mobilitäts- oder Fitnessbenefit nach deiner Wahl: Nutze entweder das Deutschlandticket für nur 20 € Eigenanteil oder den EGYM Wellpass mit Zugang zu tausenden Sport- und Wellnessangeboten.
• Fahrrad-Leasing nach der Probezeit für eine nachhaltige und flexible Mobilität.
• Betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss, der mit deiner Betriebszugehörigkeit wächst.
• Corporate Benefits mit attraktiven Rabatten bei zahlreichen bekannten Marken, Online-Shops und Freizeitangeboten.

Dein nächster Schritt

Du organisierst gerne, behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf deinem Tisch liegen, und bist gerne die Person, die Dinge zuverlässig ins Ziel bringt? Dann sollten wir uns kennenlernen.

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