Secretária Bilingue

Um cliente nosso, empresa de telecomunicações, esta buscando um(a) Secretária Bilingue para o time deles.

Responsabilidades:
Assessorar o presidente e VPs, gerenciando informações, rotinas administrativas e suas agendas interagindo com as secretárias da matriz e subsidiárias;
2. Organizar reuniões desde o agendamento até a preparação do local, quando necessário, fazendo reserva de sala, garantindo os recursos necessários, incluindo para a realização de conferências com pessoas externas e da matriz, contatando participantes, providenciando coffee breaks;
3. Organização de pequenos eventos departamentais, quando a área de eventos não atender, fazendo cotações de locais para o evento, buffet e material necessário para tal. Inscrições de participação dos diretores em seminários, eventos, cursos, feiras e congressos;
4. Reserva de viagens (voos, hotéis, locação de veículos) do presidente e VPs;
5. Receber e fazer ligações em inglês, qdo necessário, dando destino correto às demandas;
6. Auxiliar no controle de despesas de cartões corporativos, organizando os comprovantes e os entregando ao departamento financeiro conf política interna;
7. Fazer pedido de compras no sistema da empresa sempre que for necessário;
8. Atender às políticas internas e procedimentos, orientando seus clientes quanto ao mesmo, de forma a garantir que a empresa esteja alinha com suas condutas éticas e compliance;
9. Realizar traduções (inglês-port-inglês) de materiais e conteúdo qdo necessário;
10. Dar apoio administrativo às compras diversas da presidência e VPs;
11. Realizar controle de despesas dos itens comprados e fornecer relatórios sempre que solicitado;
12. Realizar cadastro de fornecedores e pagamentos sempre que for necessário;
13. Realizar análises e relatórios referentes às viagens, prestando contas budget x actual x forecast, sugerindo reduções e melhorias nesse processo, acompanhando e realizando o controle de despesas;
14. Treinar seus clientes sempre que necessário em novas ferramentas implantadas na empresa.
15. Essa posição terá um foco nas rotinas de RH: cadastro de fornecedores, pagamentos, controles, relatórios/dashboards, reservas de sala para eventos e treinamentos; envio de convites para eventos/treinamentos e controle de presença; suporte aos colaboradores em eventos/treinamentos; interação com fornecedores para alinhamentos de demandas;

O contrato é atraves de terceirização. Nas proximas entrevistas, teremos mais detalhe. Ao se candidatar, você esta de acordo com este ponto.

Fique a vontade para enviar o seu curriculo, telefone e pretensão salarial a: danielayui@hiring.com.br